文秘撰写公文拟办意见的技巧

2023-12-05 18:07:08 领导 0 77

文秘撰写公文拟办意见的技巧,第1张

文秘撰写公文拟办意见的技巧
导读：拟办意见的撰写要视不同问题、不同要求、不同情况撰写不同的“拟办意见”，下面是文秘撰写公文拟办意见的技巧，希望对大家有帮助。拟办意见是办公室文秘人员在来文处理过程中所撰写的应由哪位领导审批、哪一部门承办以及承办过程中可能涉及到的事项提出的

拟办意见的撰写要视不同问题、不同要求、不同情况撰写不同的“拟办意见”，下面是文秘撰写公文拟办意见的技巧，希望对大家有帮助。

拟办意见是办公室文秘人员在来文处理过程中所撰写的应由哪位领导审批、哪一部门承办以及承办过程中可能涉及到的事项提出的初步处理意见，它是供领导批办文件的重要参考依据，是办公室在文件处理时发挥参谋助手作用、节省领导工作时间的有效措施之一。拟办意见的撰写非常重要，要根据来文的内容和需要解决的事项，视不同问题、不同要求、不同情况撰写不同的“拟办意见”，不要统统写成“请××领导阅示”或“请××领导批示”等一个模式。

一、拟办意见撰写的范围

并非所有来文都要撰写拟办意见，一般来说，以下四种来文需要撰写拟办意见。

（一）上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件；

（二）本机关所属部门或下级机关主送本机关需要答复的文件；

（三）平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件；

（四）一些重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级机关主送机关的情况报告和信函。

二、拟办意见撰写的前期准备

拟办意见的撰写看似简单，但要写出恰当的拟办意见并非易事。要写好拟办意见，首先必须认真阅读文件，吃透文件内容，全面了解文件所提出的问题和要求，具体要做好以下几个方面的前期准备工作：

（一）弄清来文主送和抄送机关，已发或应发的领导和部门，初步确定批办和阅知范围。

（二）根据文件的标题和内容，确认来文是请示性还是报告性文件，来文中提出了什么问题，是否需要办理。如果来文在结尾写有“如有不妥，请批示”，“不妥之处，请予批示”等，就属于可办可不办的范围。掌握的原则是有问题需要答复为“批办”，无问题不需要答复为“阅知”。

（三）弄清来文的内容与何人何部门有关系，是何人何部门主管，需要何人何部门了解，从而根据领导分工确定由谁或哪个部门承办，涉及到几个部门承办的由哪个部门牵头，应由哪位领导批示需要哪些领导和部门阅知。

（四）弄清来文的密级和紧急程度，以便分清急缓，本着方便工作、有利保密的原则，确定分送范围。对绝密文件按绝密文件的处理规定办理。

三、拟办意见的写法

拟办意见的撰写无固定不变的格式，但总的原则是文字要准确，观点要鲜明，要简明扼要，使人一目了然。具体来讲有以下几种情况：

（一）对上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件，要根据文件的要求和需要落实的问题，提出拟请哪位领导批示，由哪个部门承办以及需送哪些领导和部门阅知的意见。对需要几个部门承办的来文，拟办意见要写明主办部门或主办人。拟办意见的写法一般是“请××领导批示，请××领导审阅，拟请××部门办理”或“请××领导审示，拟请××部门会同××部门办理”或“请××批示，拟请××部门商××部门承办”。对上级下发的阅知性文件和重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级机关主送本机关的情况报告和信函，要根据其内容提出阅知和分送意见，拟办意见的写法一般是“请××领导阅处”或“请××领导审阅请××部门阅”，或“请××领导及××领导（部门）阅酌”

（二）对本机关所属部门及下级机关主送本机关需要答复的文件，要根据文件所请示的需要答复的问题和要求，提出由哪个部门承办和如何办理的拟办意见。对涉及面广、内容比较复杂的请示性文件，要根据具体情况，提出不同的拟办意见。拟办意见的写法一般是：“请××领导阅示，××部门阅办”或“请××领导批示，拟以××部门主办，会同××部门阅办”。紧接着简明扼要拟提如何办理的意见。

　　批办，是指由机关（部门）***对公文办理提出最终处理意见的决策性活动。其作用在于：

　（1）批办是各级领导行使职权、履行职责的重要手段。任何管理活动中遇到的各种需要采取行动的问题，都首先依赖于各级领导的决策活动，这种决策活动贯穿于各项管理活动的全过程。批办公文正是这种决策活动的具体体现。领导通过对公文的批示，指出其采取行动的原则，提出解决问题的方法和措施，***在这一过程中既依法行使其决策权、处置权，同时又依法履行其职责，完成各项管理活动。

　（2）批办是***及时阅示重要收文，了解有关情况途径。各级***的首要任务就是要进行各种管理“决策”与“抉择”，它需要大量的信息。而批办公文，可以使***接触到来自不同单位、不同机关、不同人员的大批量的信息，为其正确的做出决策提供充分的广泛的数据信息支持。

　（3）批办有利于加强对公文办理的领导，防止失误，提高办文质量。批办工作直接关系到机关管理信息流的合理流动和畅通。批办对公文办理做出“终审判决”，是对拟办工作的把关，避免不应有的失误，保证办文、办事的顺利进行。

凡上级发至本单位的所有公文文件、材料等，统称收文。收文处理包括：签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。

一签收。收到来文，首先要看清楚是否属于本单位收文，然后清点，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散，密封条是否被拆等基本情况。检查无误后方可签字、盖章。

二拆封和核对。上级来文，均由文件专管人员进行拆封。写明某个部分或个人签收的文件，应登记后转送某个部分或个人进行签收。

三登记。将收到的党内文件先按来文机关或部门进行分类，按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数等逐项进行登记。

四拟办。收文登记后，要填写《公文处理单》，并提出拟办意见，为方便领导批办，可将本文提出的或和本文有关的文件材料附在本文之后，供领导参阅。

五批阅。上级来文由党办负责批阅，批阅时要认真阅文，弄懂弄清文件要求，并提出处理意见。需办理件要写清承办单位、承办要求、承办时限等。需阅知件要提出阅知范围。需传达件要提出传达范围和时间。需复印件要提出复印分数和发放范围。最后要签字。

六分办。需要办理的文件，需要按照批办意见，分送有关部门或承办人员办理。

七传阅。传阅中，应先送主要领导和分管领导阅，各部门间安排主管部门先看。领导同意阅文后要签字、注时。文件传阅前要认真登记，阅完后进行检查，随时掌握文件去向。

八承办。承办单位接到需办文件后，要认真及时处理，急件随到随办。需两个以上单位承办的文件主办单位要主动会同有关单位协商处理，并负责回复办理结果。

九催办。对需送有关部门办理的重要文件，要定期或跟踪进行督促检查，并做好催办记录。办完后要向分管领导和办公室同志进行反馈。

十立卷。把对本单位工作有考察价值的文件材料收集齐全。按文书立卷有关规定整理成案卷，并填写案卷目录。

十一归档。将立好的案卷向综合档案室移交，移交时应履行审定、交接手续。

十二销毁。没有存档价值的文件以及其他材料，经鉴定、批准后可进行销毁。销毁秘密文件要由专人（两人以上）到指定的造纸厂进行鉴销。严禁向废品收购部门或个人出售。

第五十八条　收文办理包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、归档、销毁等程序。

第五十九条　根据公文的文种和内容，收文分为阅件和办件两种。

阅件为不需要回复或办理的阅知性文件。

办件包括上级交办事项，国务院各部委、直属机构，各级环保部门和总局直属单位、派出机构来文中需要回复或办理的事项。

需要办理的事项，由办公厅提出拟办意见送总局领导批示，或直接批转总局机关各部门办理。

第六十条　主送总局、总局办公厅文件，由办公厅负责接收和批办。其他部门和人员代收的主送总局、总局办公厅的文件，应及时转交办公厅处理。

主送各司（局）的公文，由各司（局）业务秘书负责接收，司（局）长或由司（局）长委托副司（局）长批办。

第六十一条　办公厅接收的公文，由办公厅负责签署批办（阅）意见，在总局电子政务综合平台公文管理系统中编号登记。转报总局领导的，由总局领导秘书签收，并呈送总局领导批示。批转各司（局）的，由各司（局）业务秘书签收并送司（局）长批示。

第六十二条　总局机关各司（局）长接文后，需指定承办处或承办人。承办单位及承办人必须抓紧办理，不得延误、推诿。“特急件”、“急件”随时办理，有时限要求的必须在限期内办结，没有明确时限要求的，一般自收文之日起10个工作日内批复或答复。因故不能在限期内办结的，承办人应及时向有关领导说明原因。

公文在办理过程中，承办人因公出差或请假，应当向有关人员或领导移交清楚。

第六十三条对涉及总局其他部门职责范围的公文，承办部门必须主动与相关部门协商，取得一致意见后，方可作出决定或报送总局领导。协办部门应积极配合，在规定时间内及时、明确表达本部门意见。

承办部门应针对所办事项的缓急程度提出不同的时限要求，一般不应少于3个工作日。

第六十四条有办理时限要求的公文，办公厅及各司（局）业务秘书负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办结果由各司（局）业务秘书落实。

公文处理不及时，是公文运转过程中存在的中心问题。对于同时送阅分管领导和拟办工作人员的，拟办工作人员和领导不能及时将公文送经办（注意是所有人都要送经办）。

将导致文件将一直停滞在某个人那里，使得党政办这边看不到领导的批示，不能及时根据领导的批示转阅他人，容易导致工作逾期处理。

公文运转管理的办法有哪些

一、办公室是公文收文的管理部门，负责机关公文收文处理工作，由办公室分管文秘工作的副主任负责，文书具体处理。

二、公文收文范围包括：各级、各部门文件、包括电报。

三、收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、传递、承办、催办、查办、归档、立卷、销毁等程序。

四、当天收到的文件要及时登记、分类，并送分管副主任提出拟办意见。

五、对签署拟办意见的文件要及时送各领导及处室传阅。

六、对各领导批示的文件，要按批示内容交有关部门办理。承办部门要抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应向批办领导说明理由，同意后迅速退回文书。

七、送领导批示或交有关部门办理的文件，分管文秘的办公室副主任要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。

八、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。

九、审批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在装订线外书写。

十、上级行政机关的秘密公文，除绝秘和注明不准翻印的'以外，经主管领导和办公室主任批准，可以翻印。翻印时，要注明翻印的时间、份数、印发范围和翻印人姓名。密码电报不得翻印、复印。

十一、传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

十二、要及时将公文办理结果向批办领导反馈。

十三、公文办完后，及时将公文归档立卷。电报随同文件一起立卷。个人不得保存应归档的公文。

十四、没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失、不漏销。

拟办和批办的区别：

1、指示对象不同：

拟办是指下级或有关部门对某一个问题提出办理意见，提交领导审阅，由领导做决定。

批办是指上级或领导机构对某一个问题提出明确办理意见，转交下级或有关部门执行。

2、批文的具体内容不同：

拟办要根据来文要求，拟明应主送哪位领导审阅和批示。拟办意见中要写明来文应由何部门承办，并提出承办要求、时限等。

如需几个部门联合承办，也应在拟办意见中写明并指出主办单位。对于需要传达的文件，拟办意见中要提出传达范围、传达时间、传达形式、传达步骤和由谁传达。

批办意见要明确、妥当地指出处理的办法，指明承办部门或具体承办人及关于承办时间的具体要求。对经过拟办的宣传文件，要批明是否同意拟办意见，有什么补充或修正意见等。

3、产生的目的不同：

拟办是一项辅助决策的活动，其是为决策活动提供可供选择的方案。

批办是指对收文办理提出指示性意见的决策性活动。

拟办与批办的联系：

拟办与批办是上下级的关系。

拟办是下级或有关部门对某一个问题提出办理意见，提交领导审阅，由领导做决定。

批办是上级或领导机构对某一个问题提出明确办理意见，转交下级或有关部门执行。

-拟办

-批办

领导在正式打印的文件上签字之后，提交给行管部门分为以下四种情况：

1 呈报：是提交给上级主管部门。

2 抄报：是提交给上级非主管部门，但有工作关系。

3 抄送：是给有工作关系的同级部门。

4 通知：是下发给下级各单位。

公文基本字体格式如下：

（一）页边距（上37mm，下35mm，左28mm，右26mm）

（二）发文字号（3号，方正仿宋GBK）

（三）签发人（3号，方正仿宋_GBK）

领导姓名（3号，方正楷体GBK）

（四）标题（2号方正小标宋）（标题下空一行）

（五）主送机关（3号方正仿宋GBK）

（六）正文（3号方正仿宋_GBK）

第一层一、（3号方正黑体_GBK）（仅限于总领句）

第二层（一）（3号方正楷体_GBK）（仅限于总领句）

第三层1（3号方正仿宋GBK）

第四层（1）（3号方正仿宋GBK）

（七）附件和附件内容（3号方正仿宋GBK）

（八）落款日期（3号方正仿宋GBK）

（九）抄送及印刷机关（4号方正仿束GBK）

（十）页眉15mm页脚28mm（4号，Times New RKoman）

注意：1、文中的阿检伯数字要用Times New Somay

2、全文文字段落行题省289磅

公文办理程序及管理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

收文办理的主要程序

（一）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位（部门）办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（二）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（三）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

需要办理的公文，公文管理部门相关工作人员应当及时填写《水富城投集团公文处理单》，并由该部门负责人提出拟办意见，送领导阅批或交有关部门办理。紧急公文，应当提出办理时限。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位（部门）负责人批示或者转有关单位（部门）办理；需要两个以上单位（部门）办理的，应当明确主办单位（部门）。紧急公文应当明确办理时限。承办单位（部门）对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕，不得延误、推诿。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催督办。及时了解掌握公文办理进展情况，督促承办单位（部门）按时办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办、督办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位（部门），并根据需要告知相关单位（部门）。

发文办理的主要程序

（一）复核。已经发文单位（部门）负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印制质量进行检查后分发。复核的主要职责是检查审核、审批、签发手续是否完备；格式是否统一、规范；附件材料是否齐全；

文稿是否清晰、整洁等。

公文管理归档

（一）公文应当根据有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个及以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复印件。

（二）集团公司各级公文的归档，按照内部自产公文谁行文、谁归档。接收外来公文谁首接、谁归档的原则办理。