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导读：当然把你们的资料库。统一扫描输入到。网络平台。分门别类。建立好目录索引。当然，这是企业的机密。应该有授权才能调用。这样到总部去汇报开会。需要经理或者是专门的人员给予授权。这样就可以只带一个笔记本电脑就可以了。现在很多大公司其实都是这样做的。
当然把你们的资料库。统一扫描输入到。网络平台。分门别类。建立好目录索引。当然，这是企业的机密。应该有授权才能调用。这样到总部去汇报开会。需要经理或者是专门的人员给予授权。这样就可以只带一个笔记本电脑就可以了。现在很多大公司其实都是这样做的。他们需求的资料。要比你们。多得多。不但是他本公司的。可能还有涉及到全球。各个种类各个门类的。信息情报。他们都是采用这种方法。如果真要带纸质的资料，那可能就需要用飞机火车。汽车等交通工具。但是这件事情需要公司。有专门的机构。来组织处理这些文件。要有专门的人。来进行扫描录入。同时还要建立自己的网络平台。就是需要一个公司下一个本钱才可以做到的。所以怎么做？还需要你们自己考虑。当然是需要公司的老总去考虑。
需要提供： 1、《会议通知》，证明这个会议的存在
2、单位领导签字批准参加会议的批示，表示是单位同意参会的
3、会务费发票，表示这些钱的确是因参加会议而实际产生并提供报销依据的
4、参会人员名单及签名
扩展资料：
一、《企业所得税税前扣除办法》对企业的会议费列支规定为：纳税人发生的与其经营活动有关的合理的会议费，主管税务机关要求提供证明资料的，应能够提供证明其真实的合法凭证，否则不得在税前扣除。会议费证明材料应包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等。
二、会务费包括会议室预定、住宿、用餐、接送服务、秘书服务、广告服务、会后旅游等主要事项的费用。
1、会议室的预定，会议室的费用分别受会议室规格、使用时间的影响；
2、住宿、用餐，一般来说主办方都会安排参会人员在会议酒店里面用餐，如果不是特别举行的盛大晚宴的话，用餐的费用就已经包括在住宿费里面，否则就要根据预算来安排餐宴；
3、接送费用，主要根据接送车辆的数目、车辆的租赁价格来考虑接送费用；
4、秘书服务，秘书服务费用因需而定，主要有礼仪服务费、表演服务费、外语接待员费用、保安雇佣费、摄像服务等等；
5、广告服务，这一部分的费用包括了背景板的制作、横幅制作、充气拱门、空飘的配置等；
6、会后旅游，这部分的费用主要受会议旅游线路、人数、景点、旅游时是否需要拓展要求而决定的。
三、 会议费的账务处理
项目部的会议费和住宿费应计入开发间接费。
1）有的企业租用综合性酒店，即住宿、就餐、会议均在一个酒店，会议结束由酒店统一开具会议费发票；
会计处理：管理费用——会议费“或”销售费用——会议费“核算。
税务处理：一般可以全额扣除。
2）有的企业有自己的会议厅，开会在本企业进行，与会人员的住宿与餐费由宾馆承担，会议结束，宾馆开具住宿费发票，饭店开具餐费发票；
会计处理：
住宿费：管理费用——差旅费“或”销售费用——差旅费“核算。
餐费：管理费用—业务招待费
税务处理：分别按差旅费和业务招待费规定扣除。
3）有的企业的会议室、职工住宿、职工就餐分不同地点，分别取得会议费、住宿费、餐费发票。
会计处理：
会议费：管理费用——会议费“或”销售费用——会议费“核算
住宿费：管理费用——差旅费“或”销售费用——差旅费“核算。
餐费：管理费用—业务招待费
税务处理：分别按会议费、差旅费和业务招待费规定扣除。
遇到这种情况，我会马上展开补救。
第一，仔细查看上级所发传真的具体信息，如开会时间、地点、主题、流程，以及我单位领导所做工作汇报的内容要求等，以便对此次会议做到心中有数。
第二，立即打电话通知领导，告知开会的确切时间、地点以及具体要求。向领导道歉并检讨自己工作中的失误，同时询问领导需要准备的材料内容及汇报的重点方向。敲定第二天的行程，确定好出发时间、地点及出行方式，以便提前做好安排。
第三，根据会议主题和领导指示立即开展相应材料的准备工作。查看以往类似会议所需要的数据及材料，马上开展收集工作并加以整理。如若需要其他同事手头的数据资料，我会立即电联寻求帮助并表达歉意。材料收集完整后，我会根据领导平时的讲话风格以及会议要求整理并撰写汇报稿件，然后制作出PPT。之后通过邮件发送给领导，并根据领导审阅后的批示进行进一步修改。确认无误后，再次联系领导，如果领导需要进一步掌握、熟悉其他材料，那么我会把资料整理并打印出来，迅速送往领导家中；如果领导此时不方便，我会与领导约好时间，在第二天一早送达。
第四，此次事件也给了我一个警示：一些由于疏忽而产生的失误很可能会造成无法挽回的局面。因此，在以后的工作中，我会做好日常的工作规划，将每天的待办事项列出清单，并安排好时间，使自己能够有条不紊地完成工作任务；同时，我会养成下班前查看邮箱、传真、办事清单的习惯，如有亟待完成的事项，应加班完成，并把重要事项及时向领导报备，以免影响单位工作的正常进展。我会不断培养自己严谨认真的工作作风，在工作中杜绝粗心大意，将细节做到极致。
点评：1在本题中，虽然情况看起来很紧急，但是因为是晚上八点，还有一定的时间，因此处理的时候要做到有条不紊。
2在处理类似问题的时候，一定要提前想好，解决办法是否可行，是否需要一些前置条件，比如此题中的向领导汇报一事，很多考生可能一着急马上就想到打电话向领导汇报，这个时候就会面临一个问题：自己对传真的具体内容是否熟悉，领导问起来是否会面临一问三不知的情况。所以不要着急，先花一点儿时间把信息吃透，这样才能清晰地向领导做出汇报并请求指示。
首先，要确定与会人员的人数，并且提前打印好份数，最好是多打印积分留作备份。如果人数较多，可以分派人员，分别负责不同的区域。不同种类的文件要分开来，不要混合在一起。
其次，在会议期间，按照会议前的安排啊，有序的安排文件的分发，确保每位出席的人员都拿到，如果有意外弄坏或者弄脏的，可以即使更换，同时，分发是要迅速，不能耽误会议的进度。
最后，在会议结束前，提前将文件收上来，如果文件是保密的文件，还需要注意回收的分数，绝对不能落下。
