秘书常识：领导人选择秘书的标准

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秘书常识：领导人选择秘书的标准,第1张

秘书常识：领导人选择秘书的标准
导读： 1、秘书常识：领导人选择秘书的标准2、老板的秘书一般都做些什么？秘书的待遇如何？3、给老板当秘书有什么好处4、在职场上作为领导的秘书，我们应该做好哪些工作呢？5、办公室秘书换人交接时都应做些什么一、容貌端庄 ***在选择自己的秘书时，一般
  • 1、秘书常识：领导人选择秘书的标准
  • 2、老板的秘书一般都做些什么？秘书的待遇如何？
  • 3、给老板当秘书有什么好处
  • 4、在职场上作为领导的秘书，我们应该做好哪些工作呢？
  • 5、办公室秘书换人交接时都应做些什么

一、容貌端庄

***在选择自己的秘书时，一般都有自己的偏好。有的喜欢性格开朗的，有的喜欢美貌的，有的喜欢勤快的，有的喜欢沉稳的……尽管选择的标准各不相同，但最终对“好”秘书的看法都基本相似：首先，作为一个秘书，你必须容貌端庄，让上司看着舒服。这个看着“舒服”，并不一定是特别漂亮，它还要求衣着打扮和言谈举止都非常得体，有相当的气质。

秘书给上司的第一印象很重要。在这个“第一印象”中，除了容貌之外，还包括你说话的重音、音调和口齿是否清楚等因素，它们都有可能影响他对你的第一印象。尽管一个秘书的价值和她的外表没有什么直接的关系，但遗憾的是，即使你的内在品质非常优秀，你给上司的第一印象仍是由你的外貌决定的。上司决定是否选择你做秘书，往往取决于给他的第一印象。当然，如果仅仅只给上司留下好感，那还不足以让他放心地把工作交给你。

二、为人稳重

光看着舒服，上司还不会真正信任你；他还要继续考察你是否忠诚老实，为人稳重。你只有让上司信得过，让他感到放心，才能算是真正的“秘书”，否则，尽管你可能被称为“秘书”，实际上也就是一个普通的文员。

为什么秘书一定要让上司感到放心呢？因为秘书经常要直接或间接地接触一些公司重大决策的信息，甚至有可能参与对这些信息的处理，如果他对你不放心，他就不会让你接触这些机密。这一点也可以说是秘书与普通文员的标志性区别。因此，作为秘书，你职业的第一条准则就是保守秘密。有些年轻的秘书泄密，并不是她们有意这么做，很多时候的泄密是由于她们的疏忽造成的，如被人盗走机密，或对方通过对自己的行为进行推测得到机密。因此，秘书要小心慎言。另外，一些人由于失恋等原因造成精神上不很稳定，感情上有点什么波折都会挂在脸上，这样的人也很难让上司放心让她作自己的秘书。

三、经验丰富

只有当上司对秘书感到放心之后，他才会根据你的能力来安排你的工作，而秘书也只有通过充分发挥自己的能力，才能让上司对自己的工作满意，成为上司名副其实的助手。那么，要具备什么条件才能让上司省心呢？

第一条就是经验丰富。一个有经验的秘书，在工作中会有这么些特征：先决定工作的优先顺序，然后再着手开始工作；做好必要的准备工作后再开始工作；恰到好处地整理好办公环境，以减少疲劳；文件存放从不将就，按规定存放一步到位，这样要找文件时非常方便；在不是特别强调优先顺序的情况下，工作从难到易；对于那些特别耗时间的工作，在处理过程中向上司反映，听取上司的指示。

第二条就是心身健康。上司对秘书的要求首先是头脑敏捷，所以说秘书工作既是体力工作也是脑力工作，因此，身心健康是从事秘书工作的先决条件。生活有规律，保持适度的运动与休息，注意饮食的平衡；只有保持身体健康，才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力，出色地完成自己的工作，这是秘书的最基本的条件。

      1上传下达

      认真完成上级指示，传达给下级按时按质执行，在这里，秘书只是辅助的位置，在传达信息的过程中，切不可以为自己特殊的职业地位，摆领导架子；传达自己的工作给上级，以及员工之间的工作内容，总之协调好上级和下级，推进组织良好运行。

      2日常行程安排上要细致周到

      例如：你要从其他秘书身上吸取好的东西，同时要观察她哪些地方做得并不是那么好，自己再思考如何才能做得更好，每天工作安排一定要与老板保持充份沟通，而且要每天要知他第二天的行程安排，会议组织，各部门协调等等都需要自己去摸索和思考。

      3不该听的不听

      在领导身边工作，总能比别人早些听到“内幕”消息，或关于人事，或关于工作安排。有些是领导未来几天的安排，要赶紧记在心里、记在日程上；有些是敏感的人事问题，听到了就当自己聋了。

      4做好功课，提前一步

      面对突发事件，沉着应对，临危不惧，把事情办好。而机敏应对能力的背后，是知识和经验的支撑，所以我们要提前做好功课。

      5学会接打电话

      及时接听电话在电话响不超过三声的时候去接听，在电话接听后，应先向对方问好，然后表明自己的身份，仔细聆听对方的讲话，并及时作答，给对方以积极的反馈。为了避免记不住或是遗漏相关内容，应提前准备好纸笔，进行适当的记录，要记清楚打电话人的姓名、工作单位、打电话的时间、电话内容等，记录好了，最好向对方复述一遍，以免遗漏或记错。

      6做好吃苦受累的心理准备

      秘书岗位特殊，任职标准高，需要很高的综合素质和综合能力，需要学习诸多知识，还要具备很强的综合能力，这是需要下大功夫学习积累的。因此，没有很好的心理准备是不成的。

给老板当秘书的好处包括提高自身的组织和时间管理能力、增强自身的沟通和协调能力和培养自身的人际关系和团队合作能力等。

1、提高自身的组织和时间管理能力

作为秘书，需要同时处理多个任务和项目。这需要良好的组织能力和高效的时间管理技巧。通过与不同部门和人员合作，将学会如何优化工作流程和有效利用时间。

2、增强自身的沟通和协调能力

秘书与各个层级的员工和领导之间充当沟通的桥梁。将需要清晰地传达信息，解决问题，并确保各方之间的良好合作。这将帮助提高口头和书面沟通的能力，并成为一个优秀的协调者。

3、培养自身的人际关系和团队合作能力

作为秘书，将与不同背景和个性的人合作。这将帮助培养良好的人际关系和团队合作能力。将学会处理不同的观点和意见，并找到共同的解决方案，以促进团队的成功。

老板秘书的工作内容：

1、组织和安排会议

秘书负责安排和组织会议，包括预订会议室、发送邀请函、准备会议议程、记录会议纪要等。秘书还可能需要协助安排出差和会议的行程安排。

2、文件管理

秘书负责管理和维护文件和记录，包括归档、整理和分类文件、管理电子文档和数据库等。秘书还可能需要准备和编辑文件、报告、备忘录等。

3、行政支持

秘书为管理人员提供行政支持，包括处理电话和邮件、安排日程、办理文件和合同等。秘书还可能需要处理来访者的接待工作，解答问题并提供必要的信息。

4、信息管理

秘书负责管理和维护办公室的信息系统，包括电子邮件、文件共享平台、内部网站等。秘书还可能需要协助管理人员处理和筛选信息，提供必要的报告和分析。

5、协调与沟通

秘书负责协调和沟通内部和外部的工作事宜，与其他部门和机构保持良好的合作关系。秘书还可能需要与客户、供应商和合作伙伴进行沟通，安排会议和活动等。

秘书最重要的工作是写材料，也就是写单位要求的日常公文。有人说，“能够在会议开始时发言”是秘书的内务管理技能，这确实是合理的。虽然秘书在工作中很少发言，但他经常讲话、报告情况、提出建议、传达指示、接待来访、协调工作等，并以大量方式使用口头表达。

勤于做笔记

勤奋记笔记是一个好秘书的重要条件。一般来说，为领导撰写演讲、总结和报告应该反映领导的思想、观点和风格。要做到这一点，秘书们应该注意平时做笔记。对领导参加的各种会议、调查和正式活动都要认真记录。特别是，应如实记录一些意见和细节。组织和完善这些材料，并将其应用到领导讲话中。在手稿中，手稿具有强大的生命力和独特的个性。因此，作为秘书，他们必须注意提高自己的写作能力。

愿意做小事

俗话说：“办公室里没有小事。”。作为领导身边的文字服务人员，他们不仅要能给领导提意见，还要善于做小事，愿意做小事。目前，我们的一些秘书在工作中没有想法和想法，但他们不愿意做一些看似琐碎的事情，例如数据收集和整理、手稿校对、文件收发、排版和印刷。真的，大事不能做，小事不想做。“如果你不打扫房子，为什么要打扫世界？”。秘书只有把小事一件一件做好，才有做大事的基础和条件。只有把这项基本工作做好，我们才能用手指写手稿，并自由使用。

常规工作

办公室布局：上级办公室和会议室的布局和清洁，空调、通风、照明等的调整。接待客人和接听电话：登记客人、带路、向客人传递信息、带茶带水、送出客人：接听电话、传递电话内容等。文书工作：起草公司内外的文件和信件；收集和归档各种文件和信件。日程管理：日常日程管理：会议预约、登记等。信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编、上报。出差准备：出差期间的日程管理：与相关单位联系协调；安排交通和住宿；出差后的费用报销和出差总结。会议准备：会议地点安排：登记、准备会议文件并分发给会议代表；制作会议记录等。

每个公司的办公室秘书工作都肯定不一样！所以，交接的工作内容应该也不同，大公司人员多工作可以比较有规律有代表性，；小公司人少活一样多，那很可能会身兼数职！如果是新人，最直接的办法就是让老员工带几天，记录一天从早到晚的工作规律，然后一边学一边记住，有其他同事交待的工作和事情，用便利贴写好贴上，领导的提醒事项，也是你工作用心否的表现，慢慢一边工作一边积累，工作一段时光，就是轻车熟路，信手拈来了！