秘书常识：当上司不在的时候

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秘书常识：当上司不在的时候,第1张

秘书常识：当上司不在的时候
导读：一、上司不在时的工作 上司的工作一般都很忙，经常因开会、外出、出差而不在公司。当上司不在公司的时候，秘书应注意以下问题： 1、如果上司是出差在外地，那每天应在事先约定好的时间联络。 2、如遇有紧急事件，应马上与上司取得联系，请求指示。 3、

一、上司不在时的工作

上司的工作一般都很忙，经常因开会、外出、出差而不在公司。当上司不在公司的时候，秘书应注意以下问题：

1、如果上司是出差在外地，那每天应在事先约定好的时间联络。

2、如遇有紧急事件，应马上与上司取得联系，请求指示。

3、在处理上司交办的工作时，严格按上司指示的范围办。

4、如果是替上司处理个人私事，就要替上司严格保密。

5、不要随便将上司的出差地点告诉外人。

6、上司不在时，如果上司有些个人事情需要处理，应与上司的夫人商量。

7、未经上司许可不能在文件上盖章签字。

8、上司回来时将最紧急的文件和邮件放在“待阅文件夹的最上面。

二、上司不在时紧急情况的处理

在上司不在时也会有电话来找他。秘书接到找上司的电话，无论对方是什么事，你都要知道它的紧急程度。如果事情不急，就等上司回来再说或定时向上司汇报；如果是合同或协议急等上司签字，应马上与上司联系，请上司直接打电话答复对方。如果是要确认上司是否参会时，秘书不能根据自己的判断答复是否出席；遇到这种时间比较紧急的问题时，应这么答复对方：“我向上司请示以后再与您联系。”之后挂掉电话，马上与上司取得联系，听取上司的的指示，然后将上司的意思转达给对方。

如果你负责把某个重要文件，移交给某人，但不巧的是你去的时候，这个人不在，那么建议你千万不要放在人家桌上就走了，一定要面交！

原因很简单，主要有下面几个：

第一，文件的重要性，既然是重要的文件，那么就意味着这个文件关系到你们工作的关键点，甚至可能是机密的资料等等。这一类型的文件，一旦不小心出现了外泄或者是丢失，对你们单位或是公司，可以说是会造成非常大的影响的，甚至可能决定了一个公司的存亡。因此，一定要面交，千万不要因为对方不在，就随随随便的放在桌子上了。

第二，对你个人的影响，暂且不说是不是重要的文件，哪怕是普通的文件，领导让你负责递交，都是对你的信任，你不能很好的完成任务，必然会影响你的上级对你的看法。往大了说，一旦你的上级认为你不是个靠谱的人，那么以后再有什么重要的工作，肯定是不会交给你的，长此以往，你在单位得不到重用，那么你的职业生涯也算是到了尽头了。

而如果是重要文件的话，那后果肯定就更严重了。你没有妥善递交重要文件，不单单是影响其他人对你的看法，还可能因为你的错误，给公司造成损失，这时候你作为移交文件的负责人，肯定是难辞其咎的，赔偿或者处罚肯定是跑不掉的。而如果后果比较严重的话，这个记录肯定是跟着你没的跑，即便你不在这个公司了，也会给你带来不利的影响。

综上所述，如果你负责一份重要文件的递交工作，千万要记得面交，不要偷懒图方便。并且在交接的时候做好记录，一个是保障你们公司的安全，另一个则是保障你自己的利益。