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导读：很多人都说：有急事秘书干，但是到底做什么谁也不晓得，仿佛把大小事通通抛给了秘书。不管是洗衣服煮饭或是打扫卫生打扫，亦或是打印文件还是分配日程，几乎一天二十四小时多方位无死角的服务。那麼今日我们就来唠一唠，秘书到底必须做什么一、创意文案快速记
很多人都说：有急事秘书干，但是到底做什么谁也不晓得，仿佛把大小事通通抛给了秘书。不管是洗衣服煮饭或是打扫卫生打扫，亦或是打印文件还是分配日程，几乎一天二十四小时多方位无死角的服务。那麼今日我们就来唠一唠，秘书到底必须做什么
一、创意文案快速记忆。
企业之中的绝大部分大会，尤其是老总参加的大会，通通必须创意文案快速记忆。假如没有文案快速记忆，未来出了事儿，彼此中间逃避责任，谁也搞不懂。因此创意文案快速记忆渐渐地提上日程，而这一项每日任务便是由秘书进行的。老总在上面叭叭的讲，秘书就得在下面如火如荼的记录下来。
二、分配日程。
不管老总是和赵钱孙李四位职工交谈，或是和周吴郑王四位领导干部商谈商业合作，亦或和蒋沈韩杨四位岳父母聊聊天，这种通通必须秘书记下来。秘书的首要义务便是告知老总：在某一个时间范围你需要去做某种事儿，这件事如果不进行，后果是很严重的。三、预定酒店、买机票。
此外，秘书还承担老总随身行为时需需用的众多物品，包含但是不限于酒店餐厅和飞机票。老总前去某一终点，一路旅途劳顿，起码得有一个地区松口气。不管是夜店、KTV、网咖或是宾馆，这种通通都要为老总提前准备齐备。
四、八小时或十二钟头随身服务项目。
不一样的公司有对等要求，有一些公司是八小时工作制，有一些企业是十二钟头工时制度。而秘书在运行时间范围内必须为老总做随身服务项目，只是是在运行时间内做靠谱的随身服务项目，并并不是其他服务项目，大伙儿不必想歪。
五、秘书不用做的工作中。
蕲春招聘网感觉很多人都觉得：即然你已经是秘书了，那做什么工作都需要接单子。把这个做完、那一个做完，会计做一下，计算机修一下，拖把一下，把灯泡换一下，企业有建筑工程施工得话也帮你分配出来。乃至老总每晚十二点深更半夜喝完酒以后，也想要你车取车送，第二天早晨三点的情况下回企业也想要你专车接送，这种通通并不是秘书的工作职责。
接待或拜访是很多企业员工的一项经常性的工作。在接待和拜访中的礼仪表现，不仅关系到自己的形象，还关系到企业形象。所以，接待来访的礼仪历来都受到重视。
1．对来访者，应起身握手相迎，对上级、长者、客户来访，要起身上前迎候。对于不是第一次见面的同事、员工，可以不起身。
2．不能让来访者坐冷板凳。如果自己有事暂不能接待来访者，要安排助理或相关人员接待客人。不能冷落了来访者。
3．认真倾听来访者的叙述。来访者都是为有事而来，因此要尽量让来访者把话说完，并认真倾听。
4．对来访者的意见和观点为要轻率表态，应思考后再作，对一时不能作答的，要约定一个时间后再联系。
5．对能够马上答复的或立即可办理的事，应当场答复，迅速输，不要让来访者等待，或再次来访。
6．正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让助理或他人接待，以避免中断正在进行的接待。
7．对来访者的无理要求或错误意见，应有礼貌地拒绝，而不要刺激来访者，使其尴尬。
8．要结束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的体态语言告诉对方本次接待就此结束。
作为一个总秘，今天是入职的1314天，回首这段岁月，一幕幕场景浮现在眼前，给领导打饭的日常，协调资源时的无力感，受委屈时忍不住落泪，还有常常被误解的无奈正如《 秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心》所写到的，“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外。”，时至今日，总算有一些小小的感悟，今天我要给大家分享真实的总秘日常！
先给大家一份干货！总秘的日常工作可总结为如下内容：
认清楚这份工作的本质，围绕着人展开，角色应该是一个对上对下的服务者，作用是承上启下，作为一个对内对外的联络端口。工作性质繁琐且枯燥，什么事情都要做，甚至要同时开展好几项工作，要求自己要具备极强的统筹能力。但我认为最难的部分在于，要时刻做到无微不至，周到周全，人可以经历身体上重压，但却唯独不能让心受委屈了，而这却是个经常会遭到误解的岗位。
领导的日常离不开衣食住行。如果我们拆解来看：
一、穿衣方面：
若公司有要求，需按照公司要求执行；若公司有文化衫，领导以身作则穿在身上则是最好的文化输出窗口；最重要的是，接待客户、出席活动及外部会议时，必须要了解清楚着装的要求，穿不穿西装外套？打不打领带？衬衫的颜色是否有要求？
原则：领导是公司的代表，他的服装是否得体代表了一个公司形象。
二、饮食方面：
首先，需要了解他的籍贯，从而研究他的饮食偏好，特别要注意是否有忌口。
其次，总经理的应酬很多，酒水是必不可少的。构建接待体系时，一定要考虑白酒、红酒、啤酒等各种酒类的清单，按照客户重要程度进行分类。
接着，茶叶作为最常使用的伴手礼，各种品类要搭配好，并思考是否有故事性可展开。做这份工作，一定要有场景想象能力。领导外出见客户，给对方递过去一份茶叶的时候，他肯定要说一句话，比如，这是我家乡的茶叶，请您品尝品尝，或是，这款茶叶是我们找一个当地的供方采购，据说那棵树有几百年的历史了，我们来试一下味道。
最后，要考虑一些点心、水果、饮料等与个人或是接待有关的事项。在饮食、伴手礼的选择上深挖当地特色是一件很有意思的事情，能做到让客户体会到新鲜感，又物美价廉。
原则：民以食为天，在饮食上认真下功夫是一项软社交能力。
三、住宿方面：
一定要了解领导的家庭住址，防止突发情况。酒店方面，可以弄一些协议酒店，一是有客户来可以安排接待；二是领导出差可以安排对应酒店入住。
原则：酒店要求干净整洁且安全。
四、出行方面：
首先，公司备有商务车，及时将领导的行程信息发送至车队负责人，明确时间地点的要求。
其次，飞机动车等公共交通工具要了解领导的座次选择的偏好。
最后，领导私人车牌号要备好；领导出入的很多场所都需要报备车牌号码，防止突发情况领导自己开车而没有报备无法进入的情况。
原则：要求安全、准时抵达目的地。
除此之外，要常备领导的个人简历、各类型的照片、所获得的荣誉等个人信息；要学会记录他的个人习惯，作息、待人接物、工作习惯等。
以上是一些个人事项，日常工作也会涉及到很多重要资料的存档、重要客户清单、日程记录等等各项清单，学会用清单构建强大的大脑。
基于此，我们再聊一些，领导平时都在干什么？
一、50%的时间见客户：
作为公司的第一负责人，会有很多接待与来访，每天要面对各种各样的客户。此时，我们需要做好后勤保障工作，了解他去见什么人，是否有内部人员参加并做好登记，安排好行程。若遇见节假日，是否需要准备伴手礼？若是来访，则需要考虑是否要安排接待，是按照商务接待的标准还是仅是办公室座谈，准备点心及水果即可。
原则：想客户所想，急客户所急。
二、30%的时间开会：
了解会议背景、参会目的、会议组织人员、做好会议记录等工作，梳理公司会议体系。
原则：会议高效有品质，有目的有主题有问题有结论有跟进。
三、20%的时间用于处理突发事件：
一定要预留空隙时间作为可灵活支配的时间，公司的第一负责人亲自出面处理危机公关事件会比其他人影响力更大，若是因为时间上无法协调，则会给公司带来巨大损失。
原则：分清轻重缓急，往往重要事宜不宜安排到相近时间段，且在行程安排时预留足够的空隙时间。
最后，再讲一部分最重要的工作，商务接待。
1、要对接客户的需求，了解来访目的，来访的形式，参观？座谈？用餐？等等，用餐可与领导先沟通，若是领导觉得有必要，可直接排上行程与对接人确认。了解来访单位人员及职务信息及来访车牌号。
2、根据对接人来访意向选择参观的项目，这里要求梳理各类型重点参观项目，提前规划参观动线等。
3、梳理行程表与客户对接，明确参观时间、内容及我方对接人，发送各项目位置，提示防疫政策，若是外地客户，提示天气、穿衣等温馨提示。
4、沟通我方陪同人员，明确各自分工。提前组建接待沟通群，梳理来访企业的概况，包含公司简介、组织架构、关键人物、企业动态等各项信息及来访人员简历。明确接待人员服装要求，时间要求，疫情防控要求以及业务主要推动的方向等内容。各项目、会务组等要提前检查接待路线、设备等事项。
5、用餐需要根据客户口味提前预定餐厅，一般情况下会加服务员的微信，看一下餐厅的整体环境，包厢环境，关注包间内是否有洗手间。告诉服务员客户的喜好，让服务员先排一个菜，准备用餐的酒水并提前送至餐厅，甚至有时候需要踩点包厢环境，到餐厅后核对准备的位置是否与用餐人数一致，提前准备凉菜，茶水，先到的人可以坐在旁边喝喝茶，唠唠嗑，不要忘记用餐之后买单。餐厅选择原则：一般不太喜欢商场里面，一包间内无洗手间（部分），二商场基本10点钟打烊，三商场人多，部分客户不方便。
日常会有很多琐碎而无力的工作，这份工作若想干的出彩是一个极大的挑战，更多的时候我们只是一个默默无闻的配角。但坚持之后你会发现非常锻炼你对行业、对公司、乃至对职业的思考，最后把自己最喜欢的一句话，送给大家，但行好事，莫问前程。
一、岗位职责：
1、 协助总经理起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；
2、 参加由总经理组织召开的行政例会（有的酒店也称之为早会或例会）、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息；
3、 协助总经理做好日常来访接待、来函等情况处理；
4、 负责总经理的日常电话转接，尽可能地减少外界对总经理工作不必要的打扰；
5、 负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作；负责酒店内其它部门或者外界报送总经理的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作； 6、 负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证和归档保管工作；
7、 负责搞好总经理的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等； 8、 负责总经理办公室设备保管、维护正常运行等；
9、 负责总经理出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等）； 10、 完成总经理临时交给的其它工作。
二、要懂哪些
1、 应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力； 2、 熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营（如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服务理念等）情况要了如指掌，以便更好地协助总经理完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；
3、 熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等；
4、 具备较强的对内、对外的沟通能力，使总经理的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行；
5、 能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政
府职能部门保持良好的合作关系。
