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导读：准备工作是很多的，具体有哪些呢？一是要吃透文件精神。我感到这是最核心的，就是要把待呈批的文件精神一定要吃透。因为呈批过程中，领导经常是要问问题的。机关呈批的文件来源大致有三类：这个文件可能是上级来的，也可能是下级报的，当然最多的时候是本级写
准备工作是很多的，具体有哪些呢？
一是要吃透文件精神。我感到这是最核心的，就是要把待呈批的文件精神一定要吃透。因为呈批过程中，领导经常是要问问题的。机关呈批的文件来源大致有三类：这个文件可能是上级来的，也可能是下级报的，当然最多的时候是本级写的。不论是什么情况，都要吃透精神。
一般情况下，自己办的文件自己比较清楚。但对于上级来的、下级报的，一定要把有关情况摸清搞透，千万不可模棱两可、似是而非。
试想一下，领导问你问题，一问三不知，他还哪来的心思给你签？不训你两句就够意思了！
在这里我特别想说的一点是，我们要规范地、谨慎地接电话通知。到底该用什么载体记录、记录哪些要素，另外，里面的时间、地点、人名要非常清楚。
二是要整理个人仪容。作为一名机关人员，时时刻刻都要注意自己的仪容。在按要求着装的基础上，尤其是要注意四个方面的事项：头发、胡子、指甲、衣服。说白了，就是头发该理，理一理；胡子该刮，刮一刮；指甲该剪，剪一剪；衣服该洗，洗一洗。
这个要求并不难做到，只要平时做好了，就完全不必临时抱佛脚。大多数领导对仪容看得都比较重，他们认为一个机关人员能否把自己仪容整理好直接反映出自我克制、自我要求的程度。
三是要纠正饮食习惯。有的机关人员喜欢吃蒜、吸烟，而且不注意消除口腔异味，不要说到领导面前，就是到一般人的面前，别人也会讨厌。其实，不仅是蒜和烟，一切有异味的食物，我们要尽量回避，确实喜欢吃，过后要及时消除口腔异味。
把文件发给领导过目时这样说：
1、xxx领导您好，这是xxxx文件，请您过目。
2、领导您要的文件，请批示。
3、xx总早上好，这个是你昨天交代整理的文件，请批阅。
4、XX领导下午好，您需要的文件已经发送到您的邮箱，请查阅。
5、XX局长，XX局送来的资料已经整理好，请过目。
让领导查看文件一定要注意：
1、勤登记
签收登记务必完整详细，必须记录文件的字号、密级、文件名、来文单位、收文时间、紧急程度等基本信息。在进入文件处理流程之后，要及时掌握和跟踪文件处理的最新动态，随时登记、记录。此外，近年来电子政务网络OA办公系统不断推广，功能越来越完善，其文件处理方面的功能，我们也要熟练掌握、规范使用。
2、细分类
文件的紧急程度、重要性、密级、领导批示、需阅处的领导等不尽相同，必须做好分类，给不同类型的文件配备专用文件夹，有效提高文件传阅的速度和质量。如按照紧急程度可将文件分为特急件、急件、平件，要将不同类型文件分类传阅。这样既方便领导根据文件的紧急程度、重要程度及时处理文件，又可以提醒自己按照文件处理的不同要求对文件进行传阅。
在公文处理工作中，应综合考虑发文机关的职能权限和层级规格、机关间的隶属关系和行文方向、公文的行文目的和公文内容、文种的功能属性和适用对象等，正确适用文种。那么办公的公文种类有哪些我们一起来看看吧!
公文种类主要有：(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决议决策事项。
(二)决定。适用于对重大事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)命令。适用于公布行政法规和规章，宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
(四)公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
(五)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(六)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(七)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
(九)通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
(十)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
(十一)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(十二)批复。适用于答复下级机关的请示事项。
(十三)议案。适用于各级人民政府按照法律法规想同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(十四)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(十五)纪要。适用于记载会议情况和议定事项。
规则、规定、办法细则等用做党内法规时，为党内法规的专属名称，按照中央和市委党内法规制定的有关规定使用。无党内法规制定权限的党的机关使用规则、规定、办法细则时，为规范性文件名称，一般应以“通知”形式印发。
公文批示规范用语一、审批公文用语的一般规则
(一)圈阅即表示同意(签发文件除外)。
(二)如果文件上出现审批人姓名，审批人在自己姓名上划圈即代表签字;如果文件只出现审批人所在单位名称或职务统称(如：办公厅、人教司、署领导、司领导等)，审批人应当在单位或职务上划圈并在近旁签字。
(三)批示应该注明年月日。
(四)批语对象是上级的，一般称职务;是平级、下级的，一般称同志。
(五)批语对象为多人的，区别以下情况表述：
1如果是任选的组合，应按惯例排序，可用“并”字按一定标准分类。例：按职务分类如“××、××、××副审计长并××、××、××同志(司长)”;按性质分类如“××、××、××司(以上为署内单位)并××、××、××特派办(以上为派驻单位)”。
2如果是工作流程组合，可按照流程顺序排列。例：“××局长并×副审计长”;“×主任并×副审计长、审计长”。
3如果是多个对象承办事项，须明确主办人。例：“××负责(或牵头)，××、××会同(或配合)办理”。
此外，审批公文应使用符合档案规范的书写工具。
二、几种常见情况的批示用语
(一)领导、办公厅主任签发文件
1直接签发：签发人批示“发”、“同意”、“速发”等，签字并注明年月日。(如不同意发文，可批示“不发”、“缓发”、“修改后重报”等，签字并注明年月日。)
2请他人审阅后再发：签发人批示“请××阅后发”，签字并注明年月日。
3改请他人签发：在发文单“签发”栏之外批示“请××签发”。
4请补充、修改后发：签发人批示需要补充或修改的意见后，先行签字并注明年月日。(只适用于做简单补充修改的情况。如果需要做较多重大修改，则应批示退回办文单位重办。)
(二)请领导签发文件
1直接签发：“请××签发。”
2请他人审阅后再报签发人签发：“请××(单位或个人)审阅并报××签发。”
3先会签(复核)后签发：“请××(单位)会签(复核)并报××签发。”(适用于各会签单位事先已经基本协调一致的情况。)
(三)请办公厅签发文件
1直接签发：“请办公厅签发。”(如确知主任在署内，也可直接批示“请××主任签发”、“请××同志签发”。)
2请他人审阅后再签发：“请××(单位或个人)审阅并请办公厅签发。”
3先会签后签发：“请××(单位)会签并请办公厅签发。” (适用于会签单位事先已经基本协调一致的情况。办公厅签发文件即已包含自己的会签职能，无须在此处另外出现“请办公厅会签”字样。)
(四)批示阅读文件
认为需要送他人阅读的文件，通常批示“请××阅”、“请××、××阅”、“请××阅研”。如必要，可以注明送阅的理由或提出自己的意见、建议、要求。(此类阅件通常不须回复意见。)
(五)批示办理文件
1对需要由上级作出批示的办件，可批示拟办意见 “拟……，请××阅示”、“建议……，请××批示”;上级批复“同意”或其他意见。
2对一般办件，通常批示“请××阅处”、“请××办理”。
3对需要研究的办件，通常批示“请××研办”、“请××提出意见”，也可以在批示中提出自己的意见。
4对需要其他单位会商、会签的办件，通常批示“请商××办理”、“请××提出意见，并送××会签”、“请××办理，可先请××提出意见”。
5对需要他人共同作出批示的办件，在自己作出批示后，可写“请××核批”。
6对有时限要求的办件，通常批示“请××于×年×月×日前研复”、“请××于×年×月×日前办结”。
(六)批示送审文件
1送审征求意见的文件，对上级通常批示“请××阅示”、“请××审示”;对平级或下级通常批示“请××审阅”、“请××阅改”。
2送审内容已经基本确定的文件，对上级通常批示“请××审定”，对平级或下级通常批示“请××审核”、“请××复核”。
(七)批示会签文件
1单方会签的，通常批示“请××会签”、“请××审签”。
2多方会签的，一般批示“请××、××、××会签”。
(八)请示的结束语
1请示由自己办理的事项，结束语通常为“请批复”、“请指示”、“妥否，请批示”。
2请示需要他人办理的事项，结束语可为“以上如可行，建议批转××办理”。
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