公文传阅过程中应注意哪些事项？
导读： 1、公文传阅过程中应注意哪些事项？2、办公室会议流程3、当公文中出现需要多名领导阅知的应怎么批转4、上级传真一份文件，通知你单位领导开会，你很忙，忘了，记起来的时候已经晚上八点，你怎么办？一、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的背景　　随着

• 1、公文传阅过程中应注意哪些事项？
• 2、办公室会议流程
• 3、当公文中出现需要多名领导阅知的应怎么批转
• 4、上级传真一份文件，通知你单位领导开会，你很忙，忘了，记起来的时候已经晚上八点，你怎么办？

　　一、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的背景

　　随着市场竞争压力的增大，企业领导对信息掌握及信息质量的要求越来越高，而公文处理是信息来源的重要方式之一，这样给承担公文处理业务的办公室文书工作提出了更高的要求。对公文处理流程及传阅技巧的分析是适应办公自动化建设的需要、是提高公文处理质量的需要。

　　就公文处理流程来说，传统的基于纯手工的公文处理方式，由于受工作繁琐，效率低，公开度、透明度不够的影响，正逐渐被新的办公方式所代替，从外来文处理流程，到发文处理流程，均融入了先进的计算机网络系统，使公文处理流程更加优化、趋于合理，使公文处理自动化程度越来越高。

　　就公文传阅来说，企业公文传阅与事业单位、政府机关等部门的公文传阅有所不同，尤其是煤矿企业领导各种事务繁杂，安全生产压力大，牵涉精力多，因此，给我矿公文传阅工作提出了更高的要求。公文传阅的成功与否，直接影响着领导掌握信息的质量，判断公文传阅成功的标准是指是否让领导能够在精力最充沛集中的时间里，以最佳的思考角度，完全领悟文件的精神，进一步开拓思路，进而对本单位的工作部署安排有所借鉴、启迪、指导等。

　　二、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的具体内容

　　（一）公文处理流程分析

　　我矿公文处理主要包括外来文和内部发文。外来文主要指公司来文，外来文办理又称收文办理，收文办理指对矿外来文的登记、拟办、批办、承办等过程；发文办理指对矿内发文的拟稿、审核、核稿、签发、登记、印发等过程；文件管理是指矿办公室档案管理人员对形成或办结文件的接收、整理、保管和提供使用等工作。

　　（二）公文传阅技巧分析

　　公文传阅是指办公室文书将需要领导阅知的公文集中在一起呈送给领导，让领导集中领会上级文件精神、掌握信息、交流认识、统一思想和智慧的过程。

　　期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆公文传阅不仅仅是将文件呈送给领导阅毕，再取回的简单过程，它还需要一定的方法和技巧，使公文达到最佳的传阅效果。

　　1公文呈送要选择好时间

　　公文呈送，不是随便地找个时间将文件放到领导办公室就可以的，它要求文书必须掌握领导的工作规律、工作动态和作息时间。比如，领导正在办公室集中精力开会，你突然冒失地闯了进去，虽然你送文件不错，但领导肯定会因此而打断思路，直到你走后，领导的思路也不会马上转移到会议的中心议题上来。因此，给领导呈送公文一定要选择好时间。一般要选择领导不在的时间。这样，既惊动不了领导，又让你有时间做一下文件的整理工作。另外，给领导呈送公文时，还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题。

　　2公文要根据内容重要程度依次摆放

　　给领导送文件，不是将文件简单地放到领导办公桌上就完事了，还要注意一下公文的摆放顺序问题。如果随意地摆放，领导即使看了，也不会达到最佳的阅知效果。按文件内容的重要程度，将最重要的文件放在最上面，以此类推（文件传阅一般不是单份的文件，往往是多份文件一起传阅）。因为，根据一个人的阅读习惯和特点，往往开始阅读时精力会很集中，时间一长，注意力就会慢慢减退。如何确定文件的重要性，这就需要文书人员必须先阅读一下文件的内容，将那些与本单位有直接关系的文件放在最上面，而那些关系不大，甚至没有多大关系的文件放到最后。同时，如果一些文件的内容有内在的联系，比如省管理局下达了如何加强安全生产的文件，如果公司里紧接着也有相应的实施意见和精神等，应该将它们放在一起，这样领导阅读起来能够有所借鉴、对照、启发，能够达到最佳的思考角度和效果。

　　3公文要趁领导不在时取回

　　领导阅知完毕，文书人员应及时地将文件取回。要选择领导不在办公室的时间取，这样也能避免打扰领导的办公思路。总之，一个原则，就是尽量不要无谓地去干扰领导的办公时间，除非有紧急情况。文件取回后，由于领导看完后的顺序已经打乱了，所以，还必须将文件重新按以前的顺序摆放后，再呈送给下一位领导。如果领导有批示意见，还要及时地去办理。另外还要清点一下文件的份数是否和开始登记的一致。如果发现文件有缺失，还要及时询问领导，追查下落，直到找到为止。

　　三、对公文处理流程及传阅技巧实施分析的意义

　　（一）完善公文处理程序

　　通过实施分析，从中发现出问题，总结出经验，对公文处理流程的各个环节及传阅技巧的方式、方法进行修订完善，使公文处理流程更加科学合理、更加符合实际，使公文传阅技巧更胜一筹、更有利于领导领会文件精神，掌握信息，果断决策。

　　（二）明晰责任，加快效率，提高质量

　　公文处理全过程均有相关部门和责任人负责，办公室文书可按照领导要求、根据具体情况对其进行催办操作，不至于因为偶然原因而出现公文积压情况。下发文件通过矿内部OA系统发布后，属电子公文，此类公文可不受时间与空间的限制，用户可在权限范围内24小时查询利用文件，大大提高了工作效率。公文传阅中把文件摆放顺序、取回时间及呈送时间等关键事项运用于实际，使公文传阅质量明显提高。

　　（三）降低办公费用

　　自从有了电子公文，纸制文件的印发量大大降低。个别基层单位需要文件时，可通过网络传输，节约了纸张。管理人员自动化办公观念及节能意识明显增强。

办公室会议流程

　办公室会议流程，小伙伴们在职场上的生活都习惯了吧，身为上班族的大家应该是每天都对着电脑的吧，那么如果要给自己的'员工开会的话，办公室会议流程要怎么写呢？接下来让我们一起来看看吧。

办公室会议流程1

　 一、确定会议主题

　现在社会是一个高效率的社会，无论是机关、组织还是企事业单位，都必须减少会议，开有效会议。所以确定会议主题十分重要。会议主题一般由公司管理层确定，或者由具体办事部门或者人员提出。对于必须研讨的会议，我们就要围绕主题组织会议了。

　 二、确定会议具体内容

　围绕会议主题，我们要研究会议内容，包括会议分几个议题，会议是汇报式、自由讨论式、发布式等等。

　 三、确定参会人员

　围绕会议内容，我们要确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。只有确定好参加人员，我们才能安排会议时间和流程。

　 四、确定会议时间

　确定会议时间要首先征求主要领导意见，只有主要领导有时间，会议才能召开。其次是征求其他人员时间，如果符合会议规定人数，就可以确定时间了。

　 五、确定会议地点

　我们要按照会议人数和时间，安排会议室，既要满足大小需求，又不能和其他活动冲突。

　 六、下发会议通知

　将以上内容按照通知撰写格式，就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明，例如关于请假或者关于着装等。

　 七、会前准备

　按照时间，准备各项会议材料，包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程，是否能够按时到会。准备桌签，安排桌次，并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。会前这些准备必须到位。

　 八、召开会议

　会议一般由主持人主持，按照秩序发言，讨论，记录员做好记录。注意提前准备好主持词，并摆放到位。

　 九、结束会议

　会议结束后，要回收相关资料，恢复会议室，结算费用，并由相关人员形成会议纪要，安排工作跟踪。整个会议结束。

办公室会议流程2

　 一、会前准备工作

　 （一）确定会议名称（秘书）

　1、会议性质（现场会、启动会、工作会、研讨会、座谈会、汇报会等）；

　2、会议内容；

　3、会议范围。

　 （二）拟定会议步骤（秘书）

　1、会议日程；

　2、会议议程；

　3、会议程序。

　 （三）草拟会议通知（秘书）

　内容包括：会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。

　 （四）下发会议通知（文书）

　将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。

　 （五）准备会议材料（秘书）

　1、会议文件；

　2、讲话发言材料；

　3、会议主持词。

　 （六）布置会场（秘书、公务员）

　1、打扫会场卫生，摆放桌椅（公务员）；

　2、会场音响等设备调试（公务员）；

　3、水杯、矿泉水摆放（公务员）；

　4、名牌摆放，详见附表（秘书）；

　5、材料摆放（秘书）；

　6、会议条幅（秘书联系工会）；

　7、座位图（秘书联系相关部门）。

　 （七）会前检查（副主任）

　1、听取会议所有筹备人员的口头汇报；

　2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；

　3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。

　 二、会中工作

　 （一）签到工作

　及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。

　 （二）主席台热水填补（公务员）

　每15-20分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。

　 （三）会议记录（秘书）

　随身携带录音笔，及时记录领导发言。

　 （四）突发情况（秘书、公务员）

　面对会议中出现的分会场网络中断、麦克失音、音响失灵等突发情况，与会秘书、公务员要及时救场，妥善处理。

　 三、会后工作

　 （一）清理工作（秘书、公务员）

　1、回收领导名牌；（秘书）

　2、清理会议室卫生；（公务员）

　 （二）录音整理工作（秘书、打字员）

　会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由秘书整理。

　 （三）会议纪要（秘书）

　会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发放。

（一）有序的原则。公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。

公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。

公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。此时，文秘人员应在"文件处理单"上注明。

（二）及时的原则。公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢？一是取送及时。收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹，区别送阅。对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。

（三）安全的原则。安全是公文传阅工作的政治性内在要求。怎样才能保证公文传阅的安全呢？一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。

遇到这种情况，我会马上展开补救。

第一，仔细查看上级所发传真的具体信息，如开会时间、地点、主题、流程，以及我单位领导所做工作汇报的内容要求等，以便对此次会议做到心中有数。

第二，立即打电话通知领导，告知开会的确切时间、地点以及具体要求。向领导道歉并检讨自己工作中的失误，同时询问领导需要准备的材料内容及汇报的重点方向。敲定第二天的行程，确定好出发时间、地点及出行方式，以便提前做好安排。

第三，根据会议主题和领导指示立即开展相应材料的准备工作。查看以往类似会议所需要的数据及材料，马上开展收集工作并加以整理。如若需要其他同事手头的数据资料，我会立即电联寻求帮助并表达歉意。材料收集完整后，我会根据领导平时的讲话风格以及会议要求整理并撰写汇报稿件，然后制作出PPT。之后通过邮件发送给领导，并根据领导审阅后的批示进行进一步修改。确认无误后，再次联系领导，如果领导需要进一步掌握、熟悉其他材料，那么我会把资料整理并打印出来，迅速送往领导家中；如果领导此时不方便，我会与领导约好时间，在第二天一早送达。

第四，此次事件也给了我一个警示：一些由于疏忽而产生的失误很可能会造成无法挽回的局面。因此，在以后的工作中，我会做好日常的工作规划，将每天的待办事项列出清单，并安排好时间，使自己能够有条不紊地完成工作任务；同时，我会养成下班前查看邮箱、传真、办事清单的习惯，如有亟待完成的事项，应加班完成，并把重要事项及时向领导报备，以免影响单位工作的正常进展。我会不断培养自己严谨认真的工作作风，在工作中杜绝粗心大意，将细节做到极致。

点评：1在本题中，虽然情况看起来很紧急，但是因为是晚上八点，还有一定的时间，因此处理的时候要做到有条不紊。

2在处理类似问题的时候，一定要提前想好，解决办法是否可行，是否需要一些前置条件，比如此题中的向领导汇报一事，很多考生可能一着急马上就想到打电话向领导汇报，这个时候就会面临一个问题：自己对传真的具体内容是否熟悉，领导问起来是否会面临一问三不知的情况。所以不要着急，先花一点儿时间把信息吃透，这样才能清晰地向领导做出汇报并请求指示。