公文写作时如何使用称谓语
导读： 公文写作时如何使用称谓语 　公文写作中的“我”“你”“他”确实是一个不可轻视的问题，用好了，通篇清爽，用不好，句句累赘。“称谓”如何用得“名正”，让其“言顺”一起来看看公文的称谓用语吧! 　公文

公文写作时如何使用称谓语

　公文写作中的“我”“你”“他”确实是一个不可轻视的问题，用好了，通篇清爽，用不好，句句累赘。“称谓”如何用得“名正”，让其“言顺”一起来看看公文的称谓用语吧!

　公文分三种：上行文、平行文、下行文。称谓也有三类：第一人称、第二人称和第三人称，也就是通俗的我、你、他。如何在上、中、下行文中用好我、你、他(说明一下，这里所指的“他”专指发文方或收文方机关名称，特此说明)。

　一般来说，在发文时用第一人称表述，表述者置身事内，显得真实、亲切、富有人情味;用第三人称表述，表述者置身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规范。

　一、关于下行文的称谓用语

　发文方:一般用发文机关名称(即第三人称，如：乡政府);不用带第一人称代词的称谓，如“我(们)”、“我(本)省”、“我(本)市”、“我(本)部”、“我(本)局”等，显其庄严肃穆。

　收文方：1称谓一般用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。

　二、关于上行文的称谓用语

　发文方：一般用带第一人称代词的称谓，如“我(们)”、“我(本)省”、“我(本)市”、“我(本)部”、“我(本)局”等。不用发文机关名称，有真实、恳切之感;

　收文方：称谓用“上级、领导”或受文机关名称。不用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，有尊重、避讳之意。若用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，则有吩咐、指点、督促之嫌。

　三、关于平行文的称谓用语

　发文方：一般用“我(们)”、“我省”、“我部”、“我局”等。 收文方：用“你(们)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，显得亲切平易，不打官腔。

　平行文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。

　公文

　公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务使工作正确地、高效地进行。

　常用公文格式

　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。[1]

　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

　（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

　（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

　（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

　（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

　（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

　（十八）页码。公文页数顺序号。

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在给领导送礼时，称呼领导的方式可以依据不同的情境和礼物选择不同的称呼。

1 直接称呼领导的姓名：在非正式场合或者和领导关系比较亲密的情况下，可以用姓名称呼领导，比如“张总”、“李经理”等。这样可以让领导感到舒适和亲切，同时也能拉近彼此之间的距离。

2 用职务称呼领导：在正式场合或者给领导送比较贵重的礼物时，建议用领导的职务称呼，比如“张董事长”、“李总”等。这样可以表达对领导的尊重和感激之情，同时也能让领导感到你的诚意和礼貌。

3 用敬语称呼领导：在给领导送礼时，还可以使用一些敬语，比如“尊敬的张董事长”、“亲爱的李总”等。这样可以表达对领导的敬意和感激之情，同时也能让领导感到你的热情和友好。

总之，在给领导送礼时，要注意称呼的得体和恰当性。根据不同的情境和礼物选择合适的称呼，可以让领导感到舒适、尊重和愉悦，同时也能拉近彼此之间的距离。

首先如果是上下级关系建议用：“各位领导好”

理由：当然正职一定要在最突出位置，关键是各位副职的排序问题最好要弄懂，群发的邮件最忌讳副职的排序：在单位内的排名、实权的排名、与你亲近程度的排名都要顾及到，谁让咱生活在有着5k年光辉历史的国度里呢？要我说还是群发单显为好，这样他们收到时没有时间上的差距、没有排序上的困扰。

后面附：职场邮件规范

作为在职场待了多年的“老江湖”，其实我一直都在期待有一篇这样类似的文章，可以教人轻松掌握写一封“看起来很专业的邮件”。对任何员工来说，写专业的邮件都是一种公司礼节。这不仅体现了自我的修养程度，也是代表你公司的形象。尤其对那些在求职路上的年轻人、或者刚进职场的新人来说，以更加专业的面貌应对邮件往来显得格外重要。今天我列了以下几个小小的意见，希望能对刚入社会的“新人”有所帮助。

技巧1: 邮件的送出——何谓To(发送给)，何谓CC(抄送)，何谓BCC(密送)

我发现很多人搞不清楚谁是“要对话的对象”，他们的邮件常常“To”很多人，结果邮件没人回应，还有甚至因为不注意这些抄送用法而导致部门、同事、主管之间产生纷争。

(1)“To”的人

浅显易懂是“你所沟通的对象”，但是除了这个“已经明确的人”之外，还能To 的人是直接关联的人，或是跟这件事有紧密联系的人，还可能是你上下游任务接口的人。

(2)CC的人

CC的是“希望让他知道这事，但是跟他并无直接责任关系”的人，通常对方会是你的直属领导，或者是你“To”的人的直属领导，也有可能是横跨部门、但是不跟此任务直接相关的人，却是希望他知晓的对象。

(3)BCC的人

BCC就是想要让特定的他知道、但是又不想让邮件内相关人员知晓。这个使用要小心，因为我亲身经历过被BCC的人没仔细看回了邮件……这是令人尴尬的事，所以除非有特殊原因建议使用Forward(转发)。

注意事项：

(1)很多人喜欢使用群组来发邮件，我个人认为——除非你很清楚群组内的每一个人，不然建议少用群组发送，这样就能避免一些人员收到无关邮件的情况。

(2)尽量不要把你要To的同事的直属主管放在“To List”，因为这样就意谓你跟对方是平等，以及你意图这件事直接要对方主管执行甚至是负责。故除非真有特殊原因，不然请放CC。

技巧2: 邮件标题

邮件的标题需要一目了然。建议按照“主旨+叙述”的格式来撰写。比如：“新闻稿轻松掌握写邮件要旨”。这里，“新闻稿”是主旨部分，“轻松掌握……”则是比较详细的叙述。

(1)标题的主旨

方便看邮件的人一目了然地知道这是哪一方面的邮件，并且负责相关业务的人立即知晓从而会阅读邮件。

方便搜索。许多人邮箱里都躺着上千封邮件，所以当你想要找特定内容的邮件时，你会发现你能利用“主旨”的关键词将相关邮件全部筛选出来，邮件列表非常清晰。这对于主管级的人真是一个超好用的小功能。

(2)标题的叙述

建议标题的叙述部分，不要超过10个中文字，因为字数多，反而不会有人看或是抓不住重点。简洁的叙述是使邮件看上去很专业的一个要领。

技巧3: 邮件的正文

(1)收件人

在英文中我们会常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”当作开头，不过在中文，目前似乎常看见的就是“某某长官”或是“某某你好”这样的敬称，因为没有敬语很容易会产生“命令口吻”或是“平等地位”等误会。所以收件人称谓要很注意。

如果可以，请一定明确收件人，尽量不要用“All”来取代。收件人明确了，这样才能确保对方能回复并且执行。如果邮件内是超过1个人来负责不同任务，那么请分段写，这样更清晰。

(2)主要内容

邮件的主要目的是要让对方快速掌握需要执行的内容，所以需要保证以下两条：

邮件正文内容不要超过800字。如果800字都无法说清楚，请直接沟通，确定双方都达到共识后再发邮件。

如果需要传递的内容比较复杂，建议提供附件。其他的辅助说明，提供网络链接。

邮件内容如果能条列说明是最好，这能让看邮件的人快速领会。

(3)注意小细节

我常常发现很多人喜欢转发邮件给直属领导或是附上附件却不加说明。我个人觉得这是很不专业的表现。如果邮件转发, 请提列转发内容的重点;如果是附件,，也需要简单说明这个附件并且提供此附件的重点。

有时候所提供的附件很大。因为现在很多人已经习惯在手机上看邮件，故有个小建议——当附件邮件过大，建议将附件单独提供给“所需要的人”。或是在邮件上说明“如果需要，单独索取”，尤其邮件To & CC人员很多的时候特别注意这一点。

我有时候会发现有些人喜欢把邮件的内容标注为不同大小的字体、不同的颜色，甚至还使用粗体细体斜体的字型。我个人觉得这样会让邮件看起来乱七八糟，所以建议一封邮件不要超过2种不同的视觉形式变化。

技巧4: 结尾署名

署名对于对外联系人员其实非常重要，因为它包含着个人信息，比如名字、职称、部门、电话、邮箱/ IM(即时通讯)、公司网址等等。现在很多人还会加上个人二维码。

署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有个人色彩的内容及叙述。

大领导在前，小领导在后，称呼带上职务。

第一，政府单位内部是要求淡化官本位的思想。

但咱们国人的文化，还是需要在称呼上去体现长幼尊卑——如果你不是在欧美外企，那么直呼姓名还是很奇怪的，更何况对方是长辈、上级、领导。所以，不要过分反感对称呼的关注，也不要过分阿谀奉承。知道大体有这么个讲究，平时注意就可以了。

第二，在党内，原则上是不称呼“官衔”的，而是一律称呼“同志”。但毕竟是外部单位，政府是我们的客户，所以一般也不会直接称呼别人为“同志”。

第三，讲究这些称呼，更多的是为了体现一种礼节，而非绝对的上下观念。因此，政府内部是反对使用“老板”“老大”等称呼。

一般是遵循“叫大不叫小”的原则。

1、这个领导姓王，是某某局的局长，但是行政级别只是正处级。那咱们肯定认为“局”的概念要比“处”大，所以，咱们要称呼“王局”，而不是“王处”。

2、如果对方是副职，则需要注意。

私下称呼一般就不加“副”了，直接称呼“王局”，而不是“王副局”。但是如果有别人在场，尤其是更高级别的领导在场，就需要把“副”加上，或是简称为“王副”。这是因为根据相关规定，不可以把“副”称“正”，这是一个忌讳。因此，要灵活把握。