印章管理规定
导读：关于加强印章管理和使用的规定 各单位： 为进一步规范我社印章的管理和使用，现根据上级相关文件精神，并结合我社实际制定如下规定： 1、印章由统一由办公室专人负责保管，印章保管人员外出时，由办公室主任指定人员代管。办公室及保管人员必须

关于加强印章管理和使用的规定

各单位：

为进一步规范我社印章的管理和使用，现根据上级相关文件精神，并结合我社实际制定如下规定：

1、印章由统一由办公室专人负责保管，印章保管人员外出时，由办公室主任指定人员代管。办公室及保管人员必须严格按规定程序范围管好和用好印章，特殊情况需报有关领导批准。

2、印章保管印章者要坚持原则，对上不唯命是从，亦不能滥用权力，谋取私利，违章违纪。印章管理应遵守有关保密制度，随用随锁。

3、凡机构成立，从批准之日起，由上级主管出具证明到指定的刻印社刻制单位全称公章，并印发启用通知，如系机构改称，在启用使用新印章的同时，应将旧印章截角作废。

4、凡单位撤销，其印章应由被撤销单位填写旧印章卡片边同印章上交主管机关办公室立卷备查或封存；若无保存必要，可由主管机关自行截角作废。

5、加盖下行公文的印章，部门一般文件由部门负责人签批；部门比较重要的文件，由分管领导签批；全局性重要文件由主要领导签批后盖章。

6、呈送市委、市政府等上级机关的请示、报告、汇报等公文，须经社主要领导签发后方可盖章；

7、报送上级主管部门、同级有关部门的公文、信函、报表盖章及基层单位上送、出具的文函、证件、合同、协议等，需加盖本社公章的，由处室分管领导审批签字。

8、为本社干部出具的一般证明，如户口迁移、领取邮件、身份证明、购买车票等可由印章掌管者给予盖章。

9、凡出差需开具介绍信的，省内由分管领导签批，省外由主要领导签批。不得在空白介绍信上盖章使用，以防纰漏。

10、凡基层要求主管机关出具证明的，重要的要经领导签批，一般的可由部门负责人或经办人签批。但不得交来人直接到办公室盖章，以防途中作弊。

11、除上述明确规定用印外，凡未列入需用印的，属于掌管者职权范围内的小事可自行酌情处理，对超出职权范围的不得轻率输，应请示后再盖印。

12、加盖公章的位置要正确。公文用印要印迹清晰，位置端正，印要盖在署名中央，以盖印时能压住年月日为宜；几个单位联合行文的，印迹不可互相重叠；公文用印必须与署名一致。

13，加盖公章时，掌管者不能图省事，把印章交给来人自行用印。

14、建立印登记制度，由办公室统一登记，以供查考。

本规定自发文之日起执行。

向领导申请外带公章要求如下：

1、可当面自行申请领取的，使用人必须亲自到印章保管员处完成领取登记手续;

2不可当面自行申请领取的必须由印章保管员亲自邮寄，收件人为使用人本人，邮寄印章时需附带《收章使用登记表》一并寄出;3、印章保管员邮寄前需做好印章的印鉴留档工作;

4、使用人在收到印章后需及时查看印章情况，并向保管员反馈收章结果;

5、印章不允许邮寄给公司以外人员。

三、外带印章使用高要求

1、严禁使用人在空白格式化文件上加盖印章，所盖文件必须为填写完整，字迹清晰工整的正式文件;

2、使用人但凡需要盖章时，必须与印章保管员远程视频，由保管员通过视频方式监督印章使用情况。现场所盖文件盖章后，使用人

尊敬的领导：

您好！

因我部门X项目需要XXXXX资料。该资料现归XX部门管理。按《XXX管理办法》规定，调用该资料需领导批示盖章，我部门特此申请，敬请批示，谢谢！

申请人：XXX

年月日

公文格式

公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。

正文

这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。 文中的结构层次序数应准确掌握和使用。

发文机关

写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

发文日期

公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以***签发的日期为准。 一般以***最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。应用阿拉伯数字编写成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右边空4个字，用3号仿宋体排印,发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。

抄送单位

是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。 抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。

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在公文处理中，盖章不规范的表现主要有以下几种:

      01

      应当加盖机关印章的却不盖章体

      理由是上边有过规定:文件有红头时可以不盖章。殊不知这种“可以不盖章”的规定原本针对的是党委机关的某些特定的文件。即使是党委机关的公文，也是有条件的，不能一概而论。

      02

      不应该盖章的却又硬要盖章

      比如，按照规定，经法定会议表决通过的决议是无须加盖机关印章的，但有人总觉得不盖章似有不妥，硬要去盖章，却又弄巧成拙。

      03

      文头的发文机关标识与落款处的印章不一致

      文头是“XX市档案局文件”，落款处盖的却是“XX市档案局XX处”的印章;或文头是“XX市档案局文件”，落款处盖的却是“中共XX市档案局委员会”的印章，或者是反过来，党委机关文头加盖行政机关印章。

公文不加盖机关印章的情况:

      01

      属公文特定格式的“会议纪要”不加盖机关印章

      由于会议纪要的种类不同，格式的要求不同，盖章的要求亦不同。从是否盖章的角度说，会议纪要可分为无须盖章的会议纪要和必须盖章的会议纪要两种。

      必须盖章的会议纪要，指的就是“文件”式会议纪要。这种会议纪要的发文机关标识(文头)带有“文件”字样，其标识格式与正规公文一样。

      无须盖章的会议纪要，指的就是简报式会议纪要。这种会议纪要的发文机关标识(文头)按《格式》的规定由“‘XXXXX会议纪要’组成”，不带“文件”字样，“不加盖印章”。因为这种会议纪要的格式编排与通行的简报极为相似，即正文之前没有主送机关，成文日期又不在正文之后，事实上也无法盖章。

      02

      命令(令)、议案须由***签署(或加盖***签名章)，

      但不加盖机关印章

      “命令(令)”是国家行政机关发文的最高级形式。“命令(令)”无须加盖机关印章而要由机关负责人签署。签署指机关***在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的效用，并将签署的公文向外发出。

      除“命令(令)”外，各级国家行政机关向同级国家权力机关提出的“议案”，也不应加盖行政机关印章，由机关***亲笔签署(或加盖***的签名章)。

      “议案”是指国家行政机关向国家权力机关或立法机关提出的议事原案。如法律案(通常简称法案)、预算案、弹劾案以及其他重大事项的议案等。由具有提出议案权的机关(在我国则为各级人民代表大会主席团、常务委员会、各专门委员会和同级人民政府)或个人(在我国则为各级人民代表大会代表)提出，经由议长(在我国则为人民代表大会主席团)交所设议案审查机构(如各种专门委员会)审议，然后作为正式议案提交全体会议(在我国则为人民代表大会全体会议)讨论，其已通过者，则称议决案。

      “议案”的主送机关主送机关比较固定:一是主送同级人民代表大会，如“XX省第×届人民代表大会第×次全体会议”;二是主送同级人民代表大会常务委员会，如“XX省第×届人民代表大会常务委员会”。

03

      法定会议通过的决议类公文不加盖机关印章

      “决议”是典型的会议文件，“决议”是党委机关的规定文种，行政机关不用。

      “决议”是无法盖章的，这倒不是有什么硬性的规定，而是没办法盖章。“决议”是经法定会议按照法定程序进行表决，通过后才能形成决议。而这些法定会议一般是没有印章的，比如党代会、人代会、工代会、团代会、股东代表大会等，所通过的决议，都无法盖章，因此就不盖章。正是因为无法盖章，所以才把成文日期由正文之后改为标题之下加括号。如果有章可盖，那成文日期当然就不用变动了。

      “决定”是否盖章有两种情况:如是法定会议表决通过的“决定”也是无法盖章的;如是从其他渠道形成的“决定”，当然就应该盖章了。

      04

      联合上报的公文，协办机关可以不盖章

      在公文处理中，联合发文是常见的。

      在联合发文的组织过程中，主办机关和协办机关的作用是不一样的，盖章的要求也不一样。如是联合下发公文，发文机关都应当加盖印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可，协办机关无须加盖印章。