公司的文档如何管理
导读：转载以下资料供参考公司文档管理制度1目的　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。　　2职责　　21总经理负责公司所有对外发文审批。　

转载以下资料供参考

公司文档管理制度

1目的

　　为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

　　2职责

　　21总经理负责公司所有对外发文审批。

　　22管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。

　　23部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

　　24行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

　　3文件种类

　　31上行文：请示，报告，计划，总结；

　　32下行文：批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

　　33平行文：信函，会议纪要。

　　4文件格式

　　41发文统一使用以上文件类别之一。

　　42秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。

　　43收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。

　　44正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚：

　　45标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置；

　　46正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字；要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为15倍，以清晰、美观为原则；

　　47附件。通常指随正文发出的补充说明材料：如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件：XXX"字样；如果附件较多，还须编上序号；文件无附件的，无须注明；

　　48落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名（前面冠以职务身分）署名：落款一般放在正文http://wwwfdcewcom/（或附件标记）的右下角，相关于书信中具名的位置；如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"（此页无正文）"字样；落款字体与正文相同。

　　49日期：

　　491一般应写发文日期；

　　492制度或会议通过的文件应写通过的日期；

　　493重要的文件写签发的日期；

　　5文号

　　51根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号；具体文号编制规则见附件。

　　52公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理；

　　53发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。

　　6用印

　　61用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。

　　62文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记；

　　63印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。

　　7文件管理

　　71包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作：

　　72正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。

73签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理；不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写；

　　74用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。

　　75发放。由发文部门填写《文件发放登记表》，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写《文件处理单》，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。

　　76收文。文件管理人员（一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员）将所收到的文件登记在《收文登记表》内，内容包括：流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。

　　77传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。

　　78保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。

　　79归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。

　　8相关文档

　　81文号编码规则

　　82《文件编号使用登记表》

　　83《对外发文登记表》

　　84《对内发文登记表》

　　85《收文登记表》

　　86《文件处理单》

　　87《传阅单》

　　88《用印登记表》

　　89对外发文格式

　　810对内发文格式

　　811报告总结格式

　　812会议纪要格式

　　813会议记录格式

　　9修订及实施

　　91本规定由全公司各部门实施，行政人事部进行监督。

　　92本规定修订权在公司。

　　93本规定从二零零四年五月一日实行。

（一）公文的签批权限及签批程序

各单位制发公文，必须附上发文处理单并由办公室负责人提出签批意见后报单位***签批，公文一经签发，即产生法定效力，任何人都不能更改公文的内容。如果发现公文内容中有差错，必须报原签发的***同意或复签。公文签批的权限如下：

1、各单位向上级机关行文、下发重要公文和向不相隶属机关的重要行文，一般由主要***或主要***委托主持工作的副职签发；处理日常工作的公文，由分管该项工作的***或其委托的***签发。

2、党委办、政府办及各单位办公室根据单位或单位***授权发布的公文，重要的公文分别由本单位主要***或分管该项工作的***签发，一般性的公文由分管该项工作的副职或办公室主任签发。

3、各机关、单位联合行文，必须经各联署机关的***会签，最后由主办机关***签发。

发文办理中的公文签批工作，按领导职务大小和排名先后顺序，先由职务较低的排名在最后面的***签批，然后逐一往前签批。在一般情况下，要坚持按公文正常的签批程序签批，不得越权越位。紧急公文，经主持工作的***同意，在不违背有关原则、不影响工作的前提下，可以特事特办、急事急办、灵活处理。

（二）收文处理及文件阅读工作

收到上级下发给本单位的公文后，要认真做好登记、拟办、传阅、收集、归档等工作。

1、登记。收文单位要配置专门的收文登记本，对收到的文件分门别类及时、准确、完整地进行登记。登记的项目是收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、收文份数等。

2、拟办。收文单位要印制专门的收文处理单，收到文件后，由单位办公室负责人就文件的传达、阅读、分发、贯彻落实等问题逐件提出拟办建议或预案，并认真填写在文件处理单上，然后送领导及有关人员阅读。

3、传阅。传阅文件应使用阅文夹和文件传阅单。传阅单上要写明阅文对象的姓名、文件的字号和份数。只供阅读的文件，一般先送主要领导、主管领导，再送其他领导。对需要办理的文件，则先送主管领导，再送主要领导和其他领导。特殊情况下，也可按实际需要调整传阅顺序。传阅文件由文件管理人员逐人送取，阅文对象之间不横传。收回阅文夹时，要检查阅文对象是否签字，清点送阅的文件是否齐全。对领导阅文时所作的批示，要及时报告办公室分管领导和相关部门领导或交办。

4、收集和归档。对已处理完毕的文件，要及时回收，妥善保管。对需要归档的文件，要按照档案部门的要求进行整理、编制目录，按时归档。

（三）文件管理

1、文件的保管。各单位要设置专门的文件存放装置，配备必要的安全保密设施，确保各类文件安全。

2、文件的复制。因工作需要翻印或复制上级机关发给的密级文件，须经文件制发机关同意。经批准同意翻印或复制的文件，翻印件和复制件上要标明翻印、复制机关的名称。

3、文件的借阅。有关人员因工作需要借阅文件，文件管理人员应根据文件的阅读传达范围，请示主管领导，经批准后方可借阅。借阅文件要履行签字手续，并登记借阅时间、文件字号、密级、份数，同时确定归还时间。

4、文件的汇编。汇编上级机关的秘密以上文件需要向上级机关写出书面请示，并附上汇编文件的目录，经发文机关批复授权后方可汇编。

如果您需要将上级文件提交给领导审阅，但不需要批示或发表意见，您可以这样表达：

"领导，以下是上级文件，请您审阅。我并不需要您在此文件上签署批示或发表意见，只是想让您了解相关信息。"

这样的表达清晰地传达了您的意图，即让领导了解文件内容，但不需要领导做出具体的批示或发表意见。

给领导看文件时，你可以按照以下步骤来说：

1 礼貌问候：首先，问候领导，表达你的礼貌和尊重。例如，“您好，领导。我有一些重要的文件需要您的审批。”

2 简要介绍文件内容：在提交文件之前，简要介绍文件的内容和目的。这样可以帮助领导更快地理解文件的重要性。例如，“领导，这是关于项目进展的报告，需要您的批准。”

3 提出建议：如果你有关于文件的具体建议或问题，可以在此时提出。例如，“我认为我们应该在这个项目上加大投入，因为它的潜力很大。这是我的一些想法，请您看看。”

4 等待审批：最后，询问领导的意见，并等待他们的审批。例如，“领导，您对此有什么看法吗？我需要您的批准来继续进行。”

总之，给领导看文件时要保持礼貌和专业，同时清晰地表达文件的内容和目的。这有助于提高沟通效率，确保工作进展顺利。

　　行政机关公文的常见错误

　　（一）文件内容方面存在的问题

　　按照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号，以下简称《办法》）发文办理规定，草拟公文应当做到符合国家的法律、法规及其他有关规定。但有些文件内容与政策规定不符。

　　（二)行文关系方面存在的问题

　　1．报送渠道不规范

　　按照《办法》关于各种公文适用范围的规定，上行公文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。如果办理上级机关内设机构可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用函。有些报告、请示的主送单位打印上级机关的办公厅或其他内设机构，或以本机关办公室的名义向上级机关的办公厅请示、报告单位的工作。

　　2 “请示”主送上级机关并领导个人

　　按照《办法》的规定，“请示”一般只写一个主送机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、和“报告”。但有些单位将“请示”主送上级机关并署领导个人。

　　3 在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构

　　按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，都由收文单位的办公厅（室）负责分发给本单位的相关***和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的***或内设机构。但有些单位在主送给上级机关的同时，又抄送给某内设机构。

　　(三)行文规则方面存在的问题

　　1 “报告”在行文规则方面存在的问题

　　按照公文处理工作有关规定，向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项；下行文不应署签发人姓名，不能用上行文格式。但有些单位用下行文格式印制报告；报告无主送单位，无签发人；在报告中夹带请示事项，结尾出现“请阅示”字样，混淆了与“请示”的用语规范；有些下行文使用上行文格式。

　　2 “请示”在行文规则方面存在的问题

　　按照公文处理有关规定，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行；文件结尾应当使用“请批示”等规范的请示用语。但有些单位用下行文格式印制请示；有些没有以附注注明联系人姓名及电话；有些虽然标注了联系人和****，但附注位置不规范；有些文件结尾没有使用“请批示”等规范的请示用语；还有在请示中“以上请示，如无不妥，请求批准”一句为结束语后，又接着写了一段文字也是不对的。

　　（四）公文要素方面存在的问题

　　1．公文份数序号

　　按照保密要求，机密级以上秘密公文应在每份文件上标明份数序号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。具体执行中出现报告是机密等级，却未标明份数序号的情况。

　　2 发文字号

　　发文字号中的年度括号应使用“〔〕”，序号不编虚位，不加“第”字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“（）”或“[ ]” 、还有编虚位、发文字号错误现象。

　　3 签发人

　　国家标准规定：上报的公文标识的“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人”未用3号仿宋体字；有的将“签发人”标识为“签发”；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。

　　4 公文标题

　　《办法》规定，公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种部分，必须与国家规定的13个法定文种一致。有的单位以“报告”文种报送业务或其他事项时，往往在标题中的文种部分出现《……的业务调查报告》、《……的专项报告》、《……的专项分析报告》等提法，形成文种不规范现象。应当统一表述为《……调查的报告》、《……（某专门事项）的报告》。还有的文件标题末尾将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。有些文件公文标题中滥用标点符号。

　　5 主送机关

　　《办法》规定，主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关”写为“国家上级机关”；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。

　　6 公文正文

　　《办法》规定，正文结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，文章各部分同等层次段落的标题体例应当统一；公文中多次出现某单位的名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。

　　有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、”、“（一）”、“1”、“（1）”的层次规范，尤其是第三层序号数字后面常常用“、”，而没有用“．”；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。

　　7 附件

　　国家标准规定：公文如有附件，正文后应标识“附件”；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。

　　有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附”，有的写作“附表”；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。

　　有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的规范；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不规范；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。

　　8 成文时间

　　成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○”写为“零”英文“O”或数字“0”。

　　9 印章

　　《办法》规定，公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。

　　按照公文排版规定，印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文”字样；印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。

　　9 版记应当位于文件封底，最后一个要素应当置于版面最后一行。有的文件没有版记，有的版记没有位于封底。

　　（五）排版规格与印制装订方面存在的问题

　　1 排版规格

　　国家标准规定，公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致（有些表格例外）。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。但有些单位的文件A4型与16开纸张混用，文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。

　　2 印刷、装订

　　国家标准规定，公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。

　　有些单位的公文为单面印刷，有的还在左上角装订；有的公文页码标识的位置不对，有的没有一字线或一字线字号不规范；有些公文空白页和空白页以后的页标识了页码；转发几份文件的通知，全文未统一顺次编排页码，而是被转发的几份文件页码自成体系。

　　3 标题字号

　　国家标准规定：公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。

　　有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体；字号使用小二号或者三号；字体被加粗；与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用长城小标宋体或黑体，而是与正文其他部分一样使用仿宋体或仿宋体加粗。

　　（六）数字及标点符号方面存在的问题

　　1 数字。《办法》规定，公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。

　　数字精确到某一单位的个位数时，其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。另外，同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。

　　数字、年份不能回行。

　　2 标点符号。 国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定：句子内部并列词语之间用顿号；两个数字并列连用表示概数，数字之间不得用顿号。

　　有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中，将其写作“二三级单位”，“二三”之间缺少顿号，使得两个预算级次与概数的概念相混淆；“二、三十个”，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。

　　如使用书名号，其内应写全称。例如：《会计法》，如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》，如用“会计法”，则不应加书名号。

　　波折号长度应为两个汉字宽度，但是有的文件里只有一个汉字的宽度，容易与“一”字混淆。

　　（七）文字方面存在的问题

　　文字方面存在用词重复、概念交叉、词语不搭配现象；有些单位行文用语口头化，导致概念不准确或不规范现象在公文中出现；有些出现错字、别字、用词不当现象。

传阅公文由党政办公室专人负责，按规定范围逐人送阅，不混传，不误事。文件管理员每天上、下午下班前到主要领导办公室领取批阅文件，按照批示要求按传阅范围进行传阅，并认真登记传阅文件去向、经办人。需要各下属单位办理的文件要连同传阅单一起复印，做好下发登记后，将复印件转各单位办理，原件及时归档，复印件由各下属单位留存。以上传阅程序如遇紧急情况，可以简化，但事后要及时补齐相关手续。