秘书的邮件与文件处理工作
导读： 秘书的邮件、文件处理工作 　秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。下面是我分享的秘书的邮件、文件处理工作，欢迎大家阅读！ 　 一、收文工作的程序 　1、签收。 　对所收文件

秘书的邮件、文件处理工作

　秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。下面是我分享的秘书的邮件、文件处理工作，欢迎大家阅读！

　 一、收文工作的程序

　1、签收。

　对所收文件的件数要认真清点，检查实收件数与投递清单上的件数是否符合收据。清点后，要检查文件信封上或封套上所注明的收文机关、部门、姓名是否都应是本机关收的，如有误投，应立即退回。包装和封口是否损坏；文件经清点检查无误后，收件人要在送件人的“投递回执单”和、或“送文簿”上签字，并注明收到的时间

　2、拆封。

　启封时，注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般应予以退回。

　3、登记。

　登记是收文处理中的重要环节之一。登记时，按收文登记簿中所列内容，逐项登记，并在收进每份文件首页贴上“来文处理单”，应将“来文处理单”的有关内容，如来文单位、来文标题、来文字号、缓急程度、密级、份数、日期等填写好，然后再转入下一道处理程序。

　4、对信件（文件）迅速分类，将信件（文件）分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理。有的也可以用数字做文件夹的标识。如上司有要求，秘书呈送文件前应先阅读后注出重点部分，如信件（文件）中的公司名称、日期、产品名称、数量、价格，应用尺和**笔（如需复印，**不会在复印件上显现）在这些内容下面画出直线，或在信件（文件）上用简练的文字作旁注，以提醒上司。重要的信件（文件），转送前最好复印一份保存，以备查考。

　 二、发送邮件工作的程序有 ：

　1、首先要对发件进行查对，即检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致；

　2、检查附件，即检查信函的附件是否放进邮件，附件是否齐全；

　3、邮件分类，将各类信件、包裹等分类，快件立即处理，大宗的信件可以捆扎；

　4、邮件标记，即检查信封上应该标注的标记是否标注；

　5、邮政编码，即检查信封上收信人的邮政编码是否正确；

　6、签名，即检查必须由领导签名寄发的信函是否签署；

　7、登记，使用一个登记册或记录本来登记重要邮件（文件）；

　8、了解和适应邮政方面的规章制度和寄发（发文）时间。

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二、应该保存的资料

秘书应保存的资料大致可以分为两种，一种是秘书部门共用的；一种是秘书个人专用的。有些资料虽然可以是大家共用，也可以是个人专用，但如果是归个人专用，那么，在保存的时间、使用的范围以及保存的方式与秘书科共用的都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。

1、属秘书部门共用的资料

a、政府法律和公司内的各种规章制度。

一般的公司都有自己的“文件保存年限规定”或“文件废弃规定”。根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。秘书必须妥善保存的文件有“公司股东大会章程”、“公司年度决算报告”等。这些文件一般要立卷存档。

b、各种规定和标准：如董事会规定、出差旅差费规定、车辆管理规定、文书管理规定等。但是，每过一段时间公司就要对这些规定进行修订，因此，在保存这类文件时，应注意及时更新换旧。

c、各种业务手册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。

2、归秘书个人专用的资料

a、上司指示的记录。

对于秘书来说，如果事事都要等待上司的指示，那么，秘书的工作就相当轻松简单。但是，对于上司来说，秘书就起不到什么助手的作用了。即使上司自己不忙，他也不会事事都给秘书作指示，除非一些特别重要的工作，上司会给秘书下达书面的命令以外，一般的指示都是口头的，而且这些口头指示也不会是一字一眼，显得那样正经，一般都是随便说那么几句，点到为止，其余的就让秘书自己去理解和发挥。所以，秘书事后都应把上司的指示记录下来，到一定的时候让他确认一下。

b、上司的资料。

作为上司的专职秘书，要把上司的一些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以上司的名义签发的将示和命令保存起来。还有要保存的就是上司目前处理工作所需一些资料和业务处理问题的复印件。

另外，像上司的身份证、驾驶证等一定要有复印件备份，比如你上星期为他买飞机票跟他要身份证，今天买机票又跟他要身份证，那他就会烦你。

c、秘书个人的资料，

根据上司工作的需要或当前正关注的一些问题，秘书专门收集的杂志、剪报、还有一些日后也许用得着的资料。比如，上司与某证券公司老总有很深的私交，秘书就收集了他的一些个人情况，如他的健康状况，业余爱好，家庭成员等，这样，即使将来自己调动工作，让新秘书接替自己的工作，有了这些资料，这方面的工作就不会脱节。

三、给上司送材料的时间和顺序

秘书每天都会收到许多寄给上司的材料(包括邮件)。是不是一收到材料就要马上送给上司呢？不一定，一般是急件才需要立即送到上司办公室。

如果送给上司的文件资料很多，就要分清轻重缓急，哪些东西应立即送到上司的办公室去，哪些东西可以先转给有关部门传阅，对于这些问题，都是凭秘书的经验判断。一般的公司规定每天给上司送三次文件，早晨上班时一次，上下午各一次。

一般来说，传真、电子邮件的内容都比较急，因此，收到传真、电子邮件后应该立即送给上司；如果上司正在开会或者出差在外，也应想方设法把它转送到上司手中。

有些东西虽不象传真、电子邮件的内容那样紧急，但秘书也不能拖，比如，在上海的分公司送来一个请示报告，请示将公司生产的饮料改变一下包装式样，适应消费者求新的需要。对于这份请示报告，秘书应赶紧送给上司批示，否则上海的分公司就有可能失去一部分市场，从而使整个公司的利益蒙受损失。

给上司送材料的顺序是：

1、电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信。

2、私人信件。

3、一般信函。

4、公司内部通知。

5、杂志和样本等。

对于邮寄来的新杂志和样本，只有在上司比较空闲的时候才能送给他看。如果是上司不感兴趣的东西和太浪费时间的东西，就不要送给上司，一般来说，作为秘书应该了解上司对什么东西感兴趣和不感兴趣。

四、让上司急件急批

秘书经常会遇到这样的难题，一些部门的人把需要上司签字的文件交给自己时，他们都说自己的文件十万火急，要求秘书让上司尽快在文件上签字。如果不答应，对方有意见不说，耽误了事上司还说是自己没有尽职尽责；如果答应，又觉得自己没把握，毕竟是自己听上司的指挥而不是自己指挥上司。

如何做到让上司急件急批呢？秘书仍然可采用本节“确定文件保存期限”中的办法，用文件夹来解决急件急批的难题。

公司的一个新客户打电话给总经理秘书于雪，说想在这几天之内找个时间请总经理吃顿饭，顺便谈谈合作的事。总经理的工作日程由于雪安排，于是于雪与对方初步拟定明天下午六点半在香格里拉饭店见面。由于时间比较急，对于又在等回复，所以，于雪写了张便笺：“某公司的某总明天下午六点半在香格里拉饭店见面。可否？若这个时间不行，何时可以？”放到上司红色的“待阅文件夹”最上边。

过了一会再去总经理办公室时，他己做出了决定，于雪就将便笺取回。如果上司改变了时间，就将上司写下的时间打电话通知对方。

如果于雪不是总经理的专职秘书，不太了解总经理的工作日程安排的话，那她就要先询问对方希望的时间，并“如果时间上有什么变化，我会及时通知您。”

（一）有序的原则。公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。

公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。

公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。此时，文秘人员应在"文件处理单"上注明。

（二）及时的原则。公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢？一是取送及时。收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹，区别送阅。对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。

（三）安全的原则。安全是公文传阅工作的政治性内在要求。怎样才能保证公文传阅的安全呢？一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。

准备工作是很多的，具体有哪些呢？

一是要吃透文件精神。我感到这是最核心的，就是要把待呈批的文件精神一定要吃透。因为呈批过程中，领导经常是要问问题的。机关呈批的文件来源大致有三类：这个文件可能是上级来的，也可能是下级报的，当然最多的时候是本级写的。不论是什么情况，都要吃透精神。

一般情况下，自己办的文件自己比较清楚。但对于上级来的、下级报的，一定要把有关情况摸清搞透，千万不可模棱两可、似是而非。

试想一下，领导问你问题，一问三不知，他还哪来的心思给你签？不训你两句就够意思了！

在这里我特别想说的一点是，我们要规范地、谨慎地接电话通知。到底该用什么载体记录、记录哪些要素，另外，里面的时间、地点、人名要非常清楚。

二是要整理个人仪容。作为一名机关人员，时时刻刻都要注意自己的仪容。在按要求着装的基础上，尤其是要注意四个方面的事项：头发、胡子、指甲、衣服。说白了，就是头发该理，理一理；胡子该刮，刮一刮；指甲该剪，剪一剪；衣服该洗，洗一洗。

这个要求并不难做到，只要平时做好了，就完全不必临时抱佛脚。大多数领导对仪容看得都比较重，他们认为一个机关人员能否把自己仪容整理好直接反映出自我克制、自我要求的程度。

三是要纠正饮食习惯。有的机关人员喜欢吃蒜、吸烟，而且不注意消除口腔异味，不要说到领导面前，就是到一般人的面前，别人也会讨厌。其实，不仅是蒜和烟，一切有异味的食物，我们要尽量回避，确实喜欢吃，过后要及时消除口腔异味。