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导读：二、应该保存的资料 秘书应保存的资料大致可以分为两种，一种是秘书部门共用的；一种是秘书个人专用的。有些资料虽然可以是大家共用，也可以是个人专用，但如果是归个人专用，那么，在保存的时间、使用的范围以及保存的方式与秘书科共用的都有很大的不同。哪
二、应该保存的资料
秘书应保存的资料大致可以分为两种，一种是秘书部门共用的；一种是秘书个人专用的。有些资料虽然可以是大家共用，也可以是个人专用，但如果是归个人专用，那么，在保存的时间、使用的范围以及保存的方式与秘书科共用的都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。
1、属秘书部门共用的资料
a、政府法律和公司内的各种规章制度。
一般的公司都有自己的“文件保存年限规定”或“文件废弃规定”。根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为5年或10年。秘书必须妥善保存的文件有“公司股东大会章程”、“公司年度决算报告”等。这些文件一般要立卷存档。
b、各种规定和标准：如董事会规定、出差旅差费规定、车辆管理规定、文书管理规定等。但是，每过一段时间公司就要对这些规定进行修订，因此，在保存这类文件时，应注意及时更新换旧。
c、各种业务手册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。
2、归秘书个人专用的资料
a、上司指示的记录。
对于秘书来说，如果事事都要等待上司的指示，那么，秘书的工作就相当轻松简单。但是，对于上司来说，秘书就起不到什么助手的作用了。即使上司自己不忙，他也不会事事都给秘书作指示，除非一些特别重要的工作，上司会给秘书下达书面的命令以外，一般的指示都是口头的，而且这些口头指示也不会是一字一眼，显得那样正经，一般都是随便说那么几句，点到为止，其余的就让秘书自己去理解和发挥。所以，秘书事后都应把上司的指示记录下来，到一定的时候让他确认一下。
b、上司的资料。
作为上司的专职秘书，要把上司的一些往来书信、报告原稿、谈话记录以及以上司的名义签发的将示和命令保存起来。还有要保存的就是上司目前处理工作所需一些资料和业务处理问题的复印件。
另外，像上司的身份证、驾驶证等一定要有复印件备份，比如你上星期为他买飞机票跟他要身份证，今天买机票又跟他要身份证，那他就会烦你。
c、秘书个人的资料，
根据上司工作的需要或当前正关注的一些问题，秘书专门收集的杂志、剪报、还有一些日后也许用得着的资料。比如，上司与某证券公司老总有很深的私交，秘书就收集了他的一些个人情况，如他的健康状况，业余爱好，家庭成员等，这样，即使将来自己调动工作，让新秘书接替自己的工作，有了这些资料，这方面的工作就不会脱节。
三、给上司送材料的时间和顺序
秘书每天都会收到许多寄给上司的材料(包括邮件)。是不是一收到材料就要马上送给上司呢？不一定，一般是急件才需要立即送到上司办公室。
如果送给上司的文件资料很多，就要分清轻重缓急，哪些东西应立即送到上司的办公室去，哪些东西可以先转给有关部门传阅，对于这些问题，都是凭秘书的经验判断。一般的公司规定每天给上司送三次文件，早晨上班时一次，上下午各一次。
一般来说，传真、电子邮件的内容都比较急，因此，收到传真、电子邮件后应该立即送给上司；如果上司正在开会或者出差在外，也应想方设法把它转送到上司手中。
有些东西虽不象传真、电子邮件的内容那样紧急，但秘书也不能拖，比如，在上海的分公司送来一个请示报告，请示将公司生产的饮料改变一下包装式样，适应消费者求新的需要。对于这份请示报告，秘书应赶紧送给上司批示，否则上海的分公司就有可能失去一部分市场，从而使整个公司的利益蒙受损失。
给上司送材料的顺序是：
1、电话留言、传真、电子邮件、快递、挂号信。
2、私人信件。
3、一般信函。
4、公司内部通知。
5、杂志和样本等。
对于邮寄来的新杂志和样本，只有在上司比较空闲的时候才能送给他看。如果是上司不感兴趣的东西和太浪费时间的东西，就不要送给上司，一般来说，作为秘书应该了解上司对什么东西感兴趣和不感兴趣。
四、让上司急件急批
秘书经常会遇到这样的难题，一些部门的人把需要上司签字的文件交给自己时，他们都说自己的文件十万火急，要求秘书让上司尽快在文件上签字。如果不答应，对方有意见不说，耽误了事上司还说是自己没有尽职尽责；如果答应，又觉得自己没把握，毕竟是自己听上司的指挥而不是自己指挥上司。
如何做到让上司急件急批呢？秘书仍然可采用本节“确定文件保存期限”中的办法，用文件夹来解决急件急批的难题。
公司的一个新客户打电话给总经理秘书于雪，说想在这几天之内找个时间请总经理吃顿饭，顺便谈谈合作的事。总经理的工作日程由于雪安排，于是于雪与对方初步拟定明天下午六点半在香格里拉饭店见面。由于时间比较急，对于又在等回复，所以，于雪写了张便笺：“某公司的某总明天下午六点半在香格里拉饭店见面。可否？若这个时间不行，何时可以？”放到上司红色的“待阅文件夹”最上边。
过了一会再去总经理办公室时，他己做出了决定，于雪就将便笺取回。如果上司改变了时间，就将上司写下的时间打电话通知对方。
如果于雪不是总经理的专职秘书，不太了解总经理的工作日程安排的话，那她就要先询问对方希望的时间，并“如果时间上有什么变化，我会及时通知您。”
用一般的礼盒装一下就好，别用黑塑料袋此地无银，也别直接用酒盒子。
送的时候热情点，上班看人进办公室了跟进去也成，要是等领导去卫生间回去路上就更好。
怎么给领导送礼
送礼的目的：给领导送礼，很多人认为有讨好之嫌，但就像逢年过节给朋友送礼一样，为什么就不能给领导送礼呢？除了逢年过节，平日生活中，也可以给领导送送礼，同时，在职场过程中，给领导送礼，可以加深领导对自己印象，也有助于自己以后工作的开展。在送礼之前就要先想好送礼的目的,以便把握送礼过程的方向。
送礼的时间：中秋节，春节，这时候大家往往觉得领导家门庭若市，送礼的人肯定络绎不绝。所以自己就干脆不送了，免得撞车了很难看。其实，每逢佳节倍思亲。这个时候还是应该去领导家坐坐的。哪怕顺便买点水果去看望。也表示了一分人情。让领导觉得你懂得人情世故，不是个书呆子。当然，不要经常去领导家坐，那会让人很烦。
送礼的分量：这是个关键。如果你不求领导，只是平时的交际，那么不要送太重的礼物，不然让领导觉得收与不收难以抉择。如果有事求领导，可以送重一点。但是也要避免急时抱佛脚，事到临头了才送重礼，这样让领导觉得很突兀。
送礼的方式：给人送礼，有很多方法，亲自上门，上班时间，托人转送等等，但是给领导送礼，一般会选择亲自到领导的家里，晚上七八点为宜。当然特殊情况特殊对待。
送礼时的说辞：这对于很多初入职场的人来说，是最难的。送礼给领导，怎么说啊，会不会很尴尬？相信每个人都碰到过这样的疑问。一般来讲，不重的礼物，进门直接放下，出门也不要提起，大家心照不宣。如果是比较贵重的礼物，如果没事求人，进门就要展示。如果是有事情求人，最好是和领导说完事情，出门时才交代。
送礼之后：很多人觉得，送礼之后，就坐等结果了，谋事在人，成事在天了。其实不然。在送礼之后，最好在第二天就应该打电话或者找领导谈谈，这样可以从领导的口风中知道自己事情是否可以办。到时可以揣摩领导话语的意图，见机行事。
如果单位领导总是安排你送材料，而不让别的同事去送，这可能是出于对你的信任和看重。但是，如果你觉得这给你带来了不必要的压力或不便，你可以考虑和领导进行沟通。
以下是一些可能的建议：
1 表达感谢：首先，感谢领导对你的信任和看重。这可以让你和领导之间建立更好的关系。
2 提出想法：你可以向领导提出你的想法，比如你可以说：“领导，我很感激您对我的信任，但我希望有机会和其他同事一起合作，这样我可以学习更多的知识和技能。”
3 提供解决方案：你可以向领导提供一些解决方案，比如你可以说：“领导，如果需要送材料的任务很紧急，我可以和其他同事一起合作，分头行动，这样可以更快地完成任务。”
4 寻求反馈：你可以向领导询问关于你的工作表现和能力的反馈，这样可以帮助你更好地了解自己的优势和不足，同时也可以让领导更好地了解你的能力和潜力。
总之，与领导进行沟通是很重要的。通过坦诚地表达自己的想法和寻求反馈，你可以与领导建立更好的关系，同时也可以提高自己的工作能力和机会。
