秘书工作常识：上司办公室的管理（1）

2023-12-03 18:54:23 员工 0 49

秘书工作常识：上司办公室的管理（1）,第1张

秘书工作常识：上司办公室的管理（1）
导读：秘书是为上司创造决策环境的人，因此，管理好上司的办公室是秘书的一项重要的日常工作。管理好上司的办公室一方面是为了让上司舒适地工作，另一方面是为了给来访的客人留下美好的印象。日常资料的处理上司每天都要收到大量的来信和文件资料，它们既有客户

秘书是为上司创造决策环境的人，因此，管理好上司的办公室是秘书的一项重要的日常工作。管理好上司的办公室一方面是为了让上司舒适地工作，另一方面是为了给来访的客人留下美好的印象。

日常资料的处理

上司每天都要收到大量的来信和文件资料，它们既有客户发来的传真、电子邮件等，也有各部门和分公司送上来的汇报材料和简报；另外，还有各种公开发行和不公开发行的报刊杂志等。对于这些形形色色的东西，秘书必须及时处理；只要稍微拖沓一点，它们就可能会在秘书的办公桌上堆成一座小山，这不仅有碍观瞻，而且会严重影响工作。

如果送给上司的材料很重要，属于存档范围，那就按规定进行存档。但是，每天送给上司的材料大部分只是“信息”，如销售部送来的季度销售工作汇报，它们经常更新，完全没有保存的价值。在处理这些材料的时候，秘书必须领会上司的意图，否则该留的扔了，该扔的却留下来了，给上司的工作带来麻烦。帮助上司及时处理各种文件资料，是秘书一项重要的日常工作，对这类日常资料的处理可以看出一个秘书能力的大小。

一、处理原则和方法

1、迅速处理

有些秘书因为工作忙，每天收到信函资料后，总是集中起来一次处理。实际上，这是一种不良的工作习惯。让文件白白地堆在办公桌上，就让它们自动失去了时效性，特别是一些传真和电子邮件，它们是不能耽搁，因此，秘书不能积压，应该及时将它们处理，按规定送给上司。

2、妥善存放

如果上司需要资料，秘书应能做到随叫随到，因此，这不仅要求秘书必须及时处理收到的材料，而且要将它们分门别类地整理出来，妥善地存放。只有这样，在上司需要资料的时候，你能很快地找出来。

为了便于查找文件，而且也为了防止文件丢失，现在大多是采用文件夹保存文件；文件夹在文件柜中都要按一定的规则排放。由于有些文件夹供几个部门共用，因此要制定相应的文件夹使用规定，保证文件夹使用完之后都能放回原处。

3、没有保存价值的资料就早毁

秘书在处理文件过程中，应将那些没有保存价值的资料尽早销毁，这样既可以省地方，又可以节约办公费用。的确，有时东西究竟是要还是不要，秘书一时难以判断，如果保存起来，除了占用文件柜，看不出它有什么实际意义；如果毁掉，万一将来上司要用一次二次的，那又怎么办呢？遇到这种情况，最保险的办法是请示上司，如果上司说要，就存起来：如果上司说不要，就毁掉。但是，遇到难以判断的时候太多了，秘书不能老是去打扰上司，所以，在这方面主要是靠向老同事学习，靠自己积累经验。

哪些东西应该保存起来，哪些东西应该毁掉，最保险的办法是请示上司。但是，在很多情况下，上司自己也不一定说得很清楚，所以，主要还是靠秘书自己掌握。像推销广告这类与公司业务没有任何关系的东西，收到后，就可以直接毁掉；另外，对于本公司的文件资料，如职能部门送给上司的总结报告或汇报资料，为了节省文件柜，让上司看过之后，也可以毁掉，因为即使将来要用，如核对什么情况，也可以让这些部门复印或打印，因为他们自己都会留有底稿。

对于自己认为没有保存价值的文件资料，不一定对外人（特别是竞争对手）就没有使用价值，所以，对所有不需要的文件资料都要用切碎机切碎，或者集中起来用火烧掉，总之，应把它们毁弃得一干二净，以免丢失或传到公司外。

不过，有些文件资料，虽然对上司没有什么价值，但对于某些业务部门来说，还是有一定的参考价值，因此，只要不违反保密原则，就可以在文件资料上附一张“供××部门参考”的小纸条，转给有关部门。秘书在收集信息过程中应与各科室互通有无，如果在这时你投之以桃李，说不定到时候他人会报之以琼瑶。

4、确定保存期限

很多文件虽不属于存档范围，却也不能立即销毁，要在保存一定期限之后才能销毁。那么，如何确定文件的保存期限呢？

秘书应学会使用文件夹。秘书至少要给上司准备两个文件夹，一个是红色的是“待阅文件夹”；一个是绿色的“已阅文件夹”。把这两个文件夹放在上司的办公桌上，把那些重要和紧急的传真、电子邮件、约会条等放在“待阅文件夹”上的最上面，那些不太急的和一般的文件则放在下边。由于有这么两个颜色鲜明的文件夹，上司可以在他空闲的时间顺手拿出文件来批阅，这样重要的和紧急的文件就自然地被优先处理了。秘书应与上司约定好，上司把已批阅的文件应放到“已阅文件夹”中；书在给上司送茶或上司外出的时候，将上司已批阅过的文件取出来。

秘书收到各种文件资料后，先拆开粗略地浏览一遍。因为上司工作繁忙，不可能什么文件资料都要让他看，所以，先对送上来的文件资料筛选一遍，将它们分为必须交给上司看的和可以由自己处理的两类。哪些资料必须给上司看，哪些资料可以由秘书自行处理，秘书应与上司事先商量好。

对于那些应交给上司批阅的文件，在交给上司之前，秘书在文件上用铅笔写清文件编号和保存期限(也可以把保存期限写在小粘贴纸上，再粘在文件上)。保存期限的长短依文件的重要程度而定。如果只是简单的“信息”，如每个月的销售简报会随时更新，秘书就会在文件上标明“销毁”。相反，对于一些极为重要的文件，上司可能会将秘书定的保存期限进行修改。久而久之，秘书在文件夹上标明的保存期基本上就会得到上司的认可，形成了默契。

确定文件编号与保存期限之后，将它们放入上司的“待阅文件夹”中；如果比较重要或紧急就放在上面。“保存期限”可以这样表示：

销毁——上司看完后就立刻销毁。

永久——非常重要的文件，需要永久性地保存。

事后销毁——即某事件后销毁，比如，市场部送上来的国庆节促销报告。国庆节过后，促销活动完毕就可以处理掉。

“事后销毁”也可以注明具体的销毁日期，如“4/03”就表示到2003年4月末就可以销毁。另外，还可以在文件上这么注明“提醒17/05”，即表示到5月17日再提醒上司。

秘书根据在文件上标明的保存期限，每到月末就整理一次，将当月中已过了保存期限的文件处理掉。只保存两三个月的短期的东西，一般是不太重要的，可以直接销毁。如果是在保存了两三年之后来销毁的，一般都比较重要，所以，在销毁之前请上司再确认一次，在得到许可后才处理。由于没用的文件能及时处理，自己保存的文件数量大大减少，所以，秘书对自己存放的文件应该都做到心中有数，上司什么时候要就能什么时候找出来。

这种先由秘书确定保存期的方式的好处是可以大大提高工作效率。秘书根据自己的工作经验先确定一个保存期限，如果上司对文件上标明的期限没做任何修改就返还给秘书，那就表明上司同意秘书的意见；如果上司不同意，那他就会改动秘书标注的期限。这么处理减少了文件的往返，如果上司在批阅完返回给秘书之后，秘书再来决定保存期限，那就浪费时间了。

比如，过完五一黄金周于雪一上班，她就收到新疆天山公司发来的传真，他们公司的阎总一行4人五月十二日到北京，与本公司商谈合作，需要帮助安排住宿等。

收到这封传真后，于雪马上打电话给行政部帮助预订宾馆。在接到了行政部已按对方要求在某某宾馆预订好房间的通知后，于雪马上给新疆方面发回复的传真，告知住宿已安排妥当。同时，因还需要安排到机场迎接的车辆，所以，她在回复的传真里又加了一句“望通知具体的航班号，以便接机。”这封传真是以公司总经理秘书于雪的名义发的。

于雪发过传真之后，在新疆方面的传真上贴了张小纸条，在小纸条上写着“提醒12/05”和“已按对方要求在某某宾馆预订好房间”的字样，一起交给老总；同时，把自己发的传真也拿给老总。老总确认了宾馆已预订好之后，就在于雪回复的传真上签上了自己的名字。这件事就完成了。

五月十二日早晨一上班，于雪看了自己记事本的工作记录后，在与老总确定当天工作日程时，提醒老总今天下午新疆的阎总到京。在提醒完了老总之后，自己也应开始准备了。

领导也是人，也有除了工作关系之外的正常的人际交往的需要，不要多想，对方是一种正常的友好的表示，而以，

不要想多了，反而自己累自己，

你应该正面的看此事，至少领导对你是认可的，不然他还能给一个让他反感的人给月饼吗

一、工作交接的内容

1、工作文件。

包括政策法规、内部制度、培训材料、操作手册、各类相关材料等。

2、工作资料。

在职期间的工作记录资料，如电子版的工作日志、记事本等。

3、岗位任务。

岗位涉及工作流程、关键控制点和注意事。

4、当前工作。

了解当前的进展程度很重要，及时做好工作衔接，避免脱节，延误。包括未完成事项、待办事项的交接。

5、客户资料。

要注意客户档案的完整性和准确性，比如客户的姓名、职务、****、电子邮箱等基本信息。

6、固定资产及日常办公用品等实物移交。

大的方面如台式电脑、手提电脑、打印机、传真机等，小的到容易忽视的钥匙等。

7、财务移交。

员工如果是调动外单位或离职前要将经手的各类涉及资金的项目、业务、个人借款等款项与财务部门进行清理。

二、不同的交接内容，交接的方式不同

1、实物。

可直接交回给接手人或相关部门，确保数量和质量无误即可。

2、电子版和纸质版文件。

形成目录形式，确保账物相符后拷贝和移交给指定的人员。

3、工作流程、关键控制点。

尤其是工作流程、业务操作方法等，可对接手人进行示范操作，辅导和纠正偏差，确保能独立操作为止。

4、工作邮件。

您可以把工作交接的所有内容，包括已经完成的工作、待完成的工作、应对策略等，连同交接实物和文件清单一起写在邮件当中，抄送给你的接手人、主管、上级领导等多方。

这样交接工作一经完成，责任明确公开，避免了未来工作出现问题将责任推脱到前任身上。

三、工作交接温馨提示

1、每项交接从规范上来说，均应由交接人、接交人以及监交人（一般由人事部门派员，也可是员工所在部门派员）三者签字确认，当然也有些单位让双方交接，不是很规范。

2、在工作交接过程中，如出现部分文件、资料、图书、证照等遗失或固定资产损坏时，应及时查清原因，分清责任，该赔偿要赔偿。

3、工作责任心是关键。不管您是移交人还是接手人或是监交人，本着为同事、为部门和单位着想，认真做好工作交接。

不能太过随意。交接工作，从本质上来讲，是工作传递，承上启下一个至关重要的环节！

1、感谢和蔼可亲的好领导，在节日里给我们发放丰厚又实用的福利，我很庆幸能加入这个班子。

2、觉得自己是个幸运的人，拥有和气又大方的老板，每次过节都收获满满，真心感谢老板的过节福利！

3、吃的，喝的，用的，应有尽有，要说过节福利哪家强，那必须是我们贴心的老板最强！

4、把最真挚的感谢化作风，吹送到你的身边，谢谢老板的贴心福利，非常荣幸可以在公司这个大集体中。

5、无论是中秋节还是春节，不仅有正规的节假日，还拥有丰厚的过节福利，让我们员工心里暖暖的，感恩老板！

6 、人都说：有个和蔼可亲的好领导，就有个和谐的好团体，我很庆幸能加入这个班子，感谢老板发的福利。

7、时常觉得自己是个幸运的人，无论何时何处总有人给我帮助与关怀，一再的体会，一再的确信，一再的福利，是大家用爱心与宽容组成了我生活的点点滴滴，真心感谢你。

8、让我们再次感谢总经理和xx公司姑娘们的支持和福利。此致敬礼分团x年x月x日拾金不昧感谢信范文在全力构建和谐校园的日子里，我院好人好事层出不穷。

9、感谢公司多年来对我的栽培和发给我的福利，我会用自己实力报答公司。

10、为了表达我们公司由衷的感谢，谢谢您们一直以来对我们的支持和福利，同时，我为能争取到您们的认可和友谊而感到高兴，我们会珍惜，并维系到长远。

1领导给员工不叫送礼是奖励

2 给员工好处一定要公开不要藏着

3可以给员工相关的一些奖励在一些员工大会或者相关集体活动中给到

4祝福你工作顺利事业发达生活安康家庭幸福

5不要让员工自己选择您的礼物。因为如果他们选择了其中一个礼物，就会有失去其它礼物的遗憾，可能会因此烦闷几天！

6不要选一些贵而中等的礼物。比如说：一条300元的名牌围巾和一件600元普通牌子的貂皮大衣，你应该选哪个送给你器重的员工？当然选300元的名牌围巾更好！

7最好不要一起给员工礼物。首先，你不会给所有员工一样的礼物，于是就产生了比较；其次，大多数人觉得在别人手中的礼物总比自己的好；最终，大家都觉得老板不太看重自己，变得有些消极。

领导，慰问员工，我觉得首先要看他在什么情况下送两公里，如果是在上班的时候，最好送一些和办公有关的礼物，如果是在家里，就应该送一些朋友之间赠送的礼物，例如手表或者是酒，领带，腰带之类的都可以，如果是女同事，那么就可以送一些化妆品，香水之类的东西，最实惠的就是直接送购物卡，她喜欢什么买什么，我觉得这样比较好

· 优质职场领域创作者

一、领导送一盒茶叶给我，我应该怎么回礼？

知乎上有个问题，特别火。

有一个新入职的大学生，有一次需要领导帮他签个字，刚进门，就发现领导正在泡茶。

领导问他：要不要喝茶。

新员工刚入职，恰好自己爱喝茶，就顺后说了一句：“喝。”

喝完还评价了一句：“这茶挺清香的，应该是xxx的茶吧！”

这一问，领导就来了兴致，两个人简单聊了几句关于茶的问题。

后来领导干脆把茶送给了这位新员工。

现在这位新员工在网上发问：“今儿收到了一盒茶叶，现在感觉像是烫手的山药一样，平白无故接了不熟的人的东西。感觉不回礼怪怪的，回也很怪，我该怎么办？”

二、别着急回礼，先想清楚送茶叶背后的本质

我看网上有很多人评论，其中有一条说：