给领导发邮件应该注意些什么
导读：具体注意事项请参考下文：1邮箱账户的发信昵称要设置为个人姓名（中文），若遇国外友人联系多，则可以设置为英文。“昵称”将给收件人产生非常不好的第一印象。2要注意邮件礼节。3理解“收件人“、”抄送“、”密送“的含义。4“回复”与“回复全部”的差

具体注意事项请参考下文：

1邮箱账户的发信昵称要设置为个人姓名（中文），若遇国外友人联系多，则可以设置为英文。“昵称”将给收件人产生非常不好的第一印象。

2要注意邮件礼节。

3理解“收件人“、”抄送“、”密送“的含义。

4“回复”与“回复全部”的差别。

5避免邮件中的广告链接。

6注意邮件主题不能空缺。

：

1电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。通过网络的电子邮件系统，用户可以以非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只需负担网费）、非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何指定的目的地），与世界上任何一个角落的网络用户联系。

2电子邮件可以是文字、图像、声音等多种形式。同时，用户可以得到大量免费的新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。电子邮件的存在极大地方便了人与人之间的沟通与交流，促进了社会的发展。

一、对来文的密级和等级进行分类，然后按相关流水和标题及收文时间进行登记;

二、贴上文件处理单（可以自己动手制一个表格，内容包括拟办意见、领导批示、阅者签名及承办结果），并在“拟办意见”栏中填写意见，如请领导阅示和签名及时间等;

三、将文件送给领导批示，领导会在“领导批示”栏里写上由哪个部门或谁来处理，然后领导签名及时间;

四、根据领导的批示，将文件送给相关人员阅读，并让阅读人在“阅者签名”栏中签名和时间，然后将文件送承办者或承办部门处理，如属于急件，则在领导批示后先送达承办部门或承办人，然后再送阅读;

五、跟踪承办结果，承办部门办完后需在文件处理单的“承办结果”中填写承办结果，承办人签名及时间;

六、收回文件进行归案或送档案室进行归档处理。

认真办理领导批示件，是各级政府的重要职责，也是抓好领导决策落实、推动工作开展的一种重要和经常性的手段。办理领导批示件，充分体现了文秘人员的助手、桥梁和对政务活动的记载作用。对领导批示件办理工作，主要注意以下几点：

一、办理领导批示件工作的重要性

领导批示件，顾名思义，即领导对有关文字材料或问题的批示。对机关、单位正式文件的批示，政府办公室一般都有专门的文电处室来办理，本文主要讨论对非正式文件的批示办理。

对非正式文件的批示，又可分为两类，一类是对公务性文字材料的批示，主要包括对机关、单位报送的公务性非正式文件，如工作汇报、简报、信息等作出的批示。这一类批示一般用于解决政务工作中的具体问题，指导具体工作的开展，推动党委政府决策的落实。

另一类是对群众信访件的批示。批阅信访件是领导了解基层情况、倾听基层呼声、体察民情的一个重要手段，也是化解基层矛盾、维护群众合法权益的重要途径。通过批阅信访件，可以对领导作出重大事项的决策提供一定的参考作用，也可以促使政府尽快对社会上一些不稳定因素拿出措施，及时维护社会稳定。

领导同志的批示，大都涉及党的路线、方针、政策和国家法律、法规在具体工作中的贯彻落实问题，同政府中心工作以及人民群众的生产生活有着紧密联系，具有较强的指导性和政策性。领导批示件不仅是上级领导意志的反映和实施领导活动的重要载体，也是政府加强与群众联系的重要窗口和桥梁。做好领导批示件的办理工作，有利于促进党的决策的贯彻落实，有利于推动各项政务工作的开展，有利于进一步密切党群、干群关系，有利于维护社会的稳定和促进社会的和谐发展。

二、办理领导批示件的方法、程序

（一）实行分类办理。领导对公务材料的批示与对信访件的批示，在办理时有不同的特点和要求。对批示件进行分类登记和办理，可以避免交叉办理时出错，使办理工作更加有条不紊，也方便以后对批示件的督办和查找。

（二）规范办理程序。

1、登记。登记事项主要包括：编号、来文单位、文件名称、批示内容、批示时间、承办单位、签收人、签收日期、督办情况、督办日期、办理结果等。

2、交办。批示件要及时复印并交办具体承办单位和承办人、同时原件存档备查。

3、催办、督办。批示件交办后，要及时或定期催办督办，并做好记录;对紧急和重要的批示件，要随时检查办理进度，催促加快办理。

4、汇总办理结果。为保证批示事项的落实，要按期对领导批示件的办理情况进行汇总，一般按月统计，并报作出批示的领导审阅。

（三）实现微机处理。随着经济社会的发展，领导批示决策的事项越来越多，批示件办理工作也日益繁重。将批示件办理的全过程，包括批示件的登记、交督办、批示结果反馈等，通过微机进行处理，既可以节省办理人员的时间和精力，也有利于减少手笔登记时的差错，更方便检索和查找。

三、办理领导批示件的几点要求

（一）及时。批示件是领导对一个阶段工作的指导性要求、意见等，时效性很强，如不及时进行办理，将会影响政务工作的正常开展。批示件办理的每个阶段，都应做到及时、迅速。如批示件的登记不及时，以后想查找就会很麻烦。有的部门领导会直接带着文件到市领导办公室请示问题，市领导经常当时就在文件上作出批示，部门领导拿到批示后，认为问题解决了，就直接回去了，忘了到处理批示件的同志那里进行登记。结果过一段时间，批示件在该部门没有得到妥善保管，部门再到政府办公室来查，就难查到了。办理批示的同志，只要发现已流转的批示件没有登记的，就要随时收回进行登记和保存。

（二）高效。在具体工作中，既要保证重要紧急批示件的即刻交办，又要在尽可能短的时间内将一般的批示件交办到位;既要把握文字材料本身的重要紧急程度，还要按照领导批示中对办理速度的要求，统筹安排时间，对不同批示件分时段进行办理。领导批示办理的事项，对当前重点工作的安排，对部门重要请求事项的批复，等等，这些都属急办的范围，要首先进行交办。

（三）细致。对细致的要求，体现在批示办理的每一个环节。一个环节粗心，就有可能造成大的失误。如对批示件的交办，一般批示件，都应复印一份给上报材料的单位，让其了解批示情况，但有时批示涉及的问题还在研究中，还没有定论，或批示内容本身具有机密性，不宜让上报材料的单位知道，如果在交办时不细心审核，将批示内容复印或告知上报材料的单位，就可能给领导的工作带来被动或造成不良影响。办理批示的同志，每一件批示件都要过细办理，特别是在批示交办过程中，对承办单位的确定，对批示件复印页码的审核，对批示件是否被正确领取的检查等，都要细心、细致。

（四）保密。领导批示中，有很多是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的涉及到一部分群体的利益，有的甚至影响到千家万户。而这些被批示的文字材料，又都是非正式文件，大多数未标明密级，因此就需要办理批示的同志自己去判别。有时看似简单的问题，其实隐藏很多矛盾的方面，如果不谨慎的话，很可能造成较大的错误事故，对全局工作造成严重的后果。在工作中，要时刻保持高度的政治敏锐性，对每一份批示都要坚持保密的原则，严格遵守保密工作的有关规定，不仅要慎言、慎行，还要无私、无欲，对与批示应交办范围以外的任何人，都不能透露。在办理有机密内容的批示件时，应在交办给承办单位的批示复印件上，加盖机密件签收印章，以落实保密责任。

四、秘书在批示件办理中应发挥的作用

（一）助手作用。主要体现在以下几个环节上：

1、收文时要进行归口把关。要及时剔除一些不属领导职权或分工范围，或不符合直接报送领导阅示程序的文字材料，以免干扰领导办公，节省领导宝贵时间。

2、收集必要的信息或材料。有些重要的材料，领导没有足够的时间了解详细情况，秘书在呈送领导阅批之前，要尽可能多地了解有关信息，收集背景资料，提供给领导参考。

3、对领导批示内容提出建议。如对信访件的处理，秘书在报送领导阅批时，可以在所附的信访处理单上，提出批办建议。在对领导提出批示建议时，要注意摆正自己的位置，切忌对不了解的事情提供错误信息，干扰领导决策。

（二）桥梁作用。办理领导批示工作，在性质上主要是上传下达，这充分体现了秘书的桥梁作用。秘书要发挥好桥梁作用，应做到以下几点：

1、准确地交办批示件。秘书首先要充分准确地领会领导批示的内容和精神，在交办时，要根据文件内容和批示精神，对照部门职能和领导分工，准确地交办有关部门和领导，千万不能该交办的不交办，不应交办的错交办。

2、做好催办督办工作。领导批示下去的工作，如果不及时催办督办，有的部门就会因重视不够，办理有难度，或者工作疏忽，不去落实，不及时落实，或落实不到位。做好催办督办工作，是更好地维护领导权威、保证领导批示得到切实贯彻落实的有效途径。

3、汇总和呈报批示件的办理结果。批示是否得到切实有效的落实，在落实中是否有困难、有阻力，批示本身是否符合实际情况，这些，都要通过秘书收集批示的办理情况来进行了解。将批示的办理结果或落实情况汇总后呈报领导阅知，可以为领导部署下一步工作提供参考，也便于领导进一步完善决策，推动工作的开展。

（三）政务活动的记载作用。领导的批示，是对一定阶段重要工作的决策、部署和安排，秘书对其编号、登记，对其交办并收集落实情况，到最后装订、存档，这是对政府重要工作的详细记载，具有重要的研究和史料作用，可为后人提供学习和借鉴的素材。

（一）有序的原则。公文传阅，顺序很重要，在实际操作中，文秘人员既要遵循公文传阅的一般程序，又不能死搬硬套，要特殊情况特殊处理，否则，不仅会给领导之间造成矛盾，而且还会影响公文的效率和质量。对所有的公文，文秘人员一般先送办公室主任阅读、把关，然后送其他需阅知的对象。公文在传阅过程中，文秘人员应按一般程序和特殊程序传阅。

公文传阅的一般程序是阅件一般先传主要领导后传主管领导，再传其他领导和有关部门；办件则应先传主管领导，一方面有利于主要领导和主管领导相互交流信息、沟通意见，另一方面有利于执行者按照主管领导的批示意见进行落实。

公文的特殊程序是紧急公文、专送公文和需要某位领导直接阅批的公文，应按照先办后传、急用于先阅、跳跃式传阅等方法处理。此时，文秘人员应在"文件处理单"上注明。

（二）及时的原则。公文传阅的时效性很强，快速和及时是公文传阅的基本要求。怎样才能保证公文及时传阅呢？一是取送及时。收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。二是适当调整传阅顺序。有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。三是承办部门优先阅文。有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。四是分类设夹，区别送阅。对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。五是掌握领导阅文规律。根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。

（三）安全的原则。安全是公文传阅工作的政治性内在要求。怎样才能保证公文传阅的安全呢？一是建立文件的接收、登记制度。文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。二是杜绝文件横传。公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。