接待日本客户的商务礼仪

2023-12-07 00:37:17 客户 0 52

接待日本客户的商务礼仪,第1张

接待日本客户的商务礼仪
导读：　　接待日本客户的礼仪　1敲定客户访问时间，航班，访问人员名单，职位，手机号码等信息，以便安排相应接待　2同客户商讨参观访问行程表，同工厂(公司接待部门)沟通，一切敲定之后，发送邮件货传真让客户确认，同时让工厂做好接待准备　3安排酒店

　　接待日本客户的礼仪

　1敲定客户访问时间，航班，访问人员名单，职位，手机号码等信息，以便安排相应接待

　2同客户商讨参观访问行程表，同工厂(公司接待部门)沟通，一切敲定之后，发送邮件货传真让客户确认，同时让工厂做好接待准备

　3安排酒店：和客户敲定酒店星级，房间(一人一间，还是share room，楼层，吸烟区和非吸烟区等等细节，酒店挑选上要注意，很多酒店号称5星，结果连3星的水平都没有，客户住一个晚上就受不了吵着要换房一般比较保险是选择外资管理的酒店，也可以参考携程等网站的评价决定)然后就近安排(距离工厂近的地方或者距离机场近的酒店)，安排妥当以后，告知客户具体饭店地址电话

　4打印访问行程表，准备工厂资料和产品资料，客户所要求的资料等文件，装订

　5根据客户的国籍，宗教信仰准备饮食和话题

　6安排接机车辆

巧施妙招与日本客户谈判

　一、非事务性接触阶段

　商务谈判中，我们习惯于5~10分钟寒暄后便进入谈判主题，而这对日本人来说是不太合适的。在与日本人谈判中，高层官员的作用只是礼仪上的，通常在谈判后参加签署合同。有时，他们也参加早期的非事务性活动，地点选择在饭馆、高尔夫球场等非正式场所。一位日本高级主管人员说，98%的话题与体育、政治和家庭有关，只有2%和商业有关。许多日本公司有他们高层主官的情况简历，我们可以从中获得信息。和日本高层主管谈话时，说什么并不比怎么说重要。日本高层主管往往会对对方公司的正直、可信、履约能力做个整体判断。另外需要注意一些细节：

　(1)名片可以交换也可不交换。当两方总裁相见时，名片并不需要，但要准备好日文名片以备交换。

　(2)带点小礼物是必要的，像印有本公司标志的铅笔、领带及其他装饰品，但像象征恶化的裁纸刀、剪彩刀是不合适的。礼物互换只表示心意，太贵重礼物不合适。

　(3)在欢迎仪式后表达双方将来真诚合作的愿望是必要的，要注意表达必须间接和暗示。如：我们很高兴，将来能对贵公司有所支持;我们以自己产品的高质量而自豪，希望你们能分享;贵公司和我公司很明显在某些方面有着共同目标。

　(4)下面这些做法是不合适的，如：如果我们能在价格方面达成协议，那其余问题是次要的;有关我俩公司的分配计划会对我们都有利。最后，当高层接触在我方举行时，应感谢对方的到来，并接送到宾馆，最初的会谈最好在客厅气氛中举行，而不应在办公室。要注意的是高层领导并不是讨价还价的对象，这不是他们的职能。

　在日本，一般行政人员的非事务性接触典型途径如下：日本谈判将在某个下午较晚时邀请谈判对手和介绍人到日本公司见面，在那儿参观并进行些事务性闲聊，下午6：00左右，日本将建议吃晚饭，通常由他们选择餐厅和付帐单，你将没有付款的机会，因为你看不到帐单，此时，商业话题仍不合适。晚饭后，日方将建议到酒吧聊一聊，这样一直到晚上11：00左右，以安排将来会见的日程。通过这段时间的交流，只有一些模糊的双方合作意向，值得提醒的是：交换名片是必要的，离开办公室时赠送点小礼物。

　二、事务性信息交流

　(1)表达信息

　日本人列出问题的方式类似于中国旧叙事诗的三段式：情景介绍――详细描写――道出主旨，只有经过很长时间说明，才说出自己的目的。其次是提出问题的次数，日本人会不断地重复问问题，甚至许多人会问同一个问题，通常让我们发怒，“难道他们不相信我的话。”其实这与日本人集体决定有关，我们要有耐心并准备足够信息，但也要适时地控制他们的提问。(1)“我昨天已和某某先生谈了这个问题，不过我于重复”或者“这是我以前讲过的同一个问题，但我再重述一下”;(2)写下被问的问题，以便与日本人分享;(3)一般地，重复的问题，第二次回答时花10分钟，第三次只花1分钟，当第四次被问时，合适的反应是沉默或转移话题。

　(2)获得信息

　幸运的是你的日本对手重复问你的问题时，会暴露给你更多的信息，当你从会谈纪要上看到，如果日本人6次询问送货日程，只有两次询问服务合同，那他们看重的是送货时间。从日本人处获得的信息，需要经

　过认真推敲，如果你问日本人有关你的报价时，他们会说：“噢，它看起来很好。”很可能他们内心认为这很糟，让我们解释一下这三条不可测的行为：集体决定，任何人无权代表集体讲话;想保持和谐关系;我们不能明白那些微妙的非言请的否定线索，如面部表情、眼神等。

　要真正了解需要建立非正式的交流渠道，而这种非正式的交流渠道须由较低级行政人员去完成，这也是谈判团里要有低级行政人员的原因之一。这里有一个例子说明非正式交流的重要。一家美国大公司寻求和一家日本小公司合作，谈判在主管人员之间没有取得结果，虽然日方主管在许多方面表现出兴趣，但似乎仍犹豫不决，美方决定采取“等一看”的战略。但6个月后什么也没发生，过后，美方公司的低层行政人员受到日方低层行政人员的邀请，一杯茶后，日方解释了推迟的原因，“我有一些事要告诉你，但我的老板却不便对你的老板讲”，他讲出了价格和公司更名的问题，其实，如早提出，问题早就解决，但是日方认为在谈判桌上向一个高地位的买者提出反对是不合适的。

　三、劝说和辩论

　和日方谈判时，我们可用下列劝说技巧(按下面的顺序和环境)。

　(1)多问问题。多问问题会使对方对自己的回答有所怀疑，也使你在某个问题上要作出让步前获得最佳回答及明白真正原因。

　(2)重述你的立场、需要和愿望。

　(3)使用其他主动技巧。如承诺：“如果对方能在7月1日前送货，我们将立即签订下一个订单。”建议：“如果你方仍采用原公司名称就不会失老顾客。”赞扬：“谈判进展顺利，得益于你方的支持”等。

　(4)如果你仍不满意他们的回答，试着沉默。给他们思考和改变立场的机会。但日本人是善于利用沉默的专家。如果你感到难以利用沉默至少你要提防日本人常常利用。

　(5)如果1~4步仍不能让对手让步，改变话题或者要求休息以通过非正式途径解决。

　(6)侵略性的技巧，如威胁：“如果你方坚持这此条款，我方将寻找另外的合作者。”警告：“如果我们不能达成协议，也没有公司会对你方计划感兴趣”等。只有用在最危急的时候或者特殊环境。a最好通过非正式渠道和尽可能用间接方式表达。与其说“如贵公司仍不能降价，我方将寻找另外的供应商”，不如说“贵公司降低价格将有助于避免我们不得不寻找另外的机会。”b明显对自己有利的场合。即使在这两种情形下，使用威胁将破坏长期利益。如果利益地位变换，日方将会改变立场。

　(7)1~6岁仍没有使日方让步，我们建议给他们时间去考虑和达成一致，日本人很少立即作出让步。我们许多人忽视了时间策略，“让事情挂一挂”，是必要的策略。

　(8)让介绍人或调解人参与。但要记住第三者的仲裁将只起一次作用。

　(9)最后，如果仍行不通，有必要让两公司的行政主管聚集一起，以期待更好的合作。但是如果这次失败，特别是过去有威胁方法运用，那就意味着谈判最终破裂。

　四、让步和签约

　谈判需要双方共同合作，双方都要放弃些利益，共同将蛋糕做大。谈判不能仅着眼于眼前问题的解决，而要增进了解，为的是长期利益。一旦良好关系建立，一系列问题都能迎刃而解。

　和日本人谈判，往往会出现有进展的信号：更高级的行政人员被邀参加讨论：讨论的问题专注于某方面;对某些问题的“柔化”，如“让我们花时间研究一下”。抓住这些信号，能游刃有余。

　谈判中部分让步、阶段让步对日本人来说不起多大作用，他们着眼于整个问题的解决，我们建议一直到所有议题和利益均讨论过后再做出让步，那时，小的让步有助于关系的建立。在结束讨论之前，有三点对我们来说是看不惯的，而对日本人来说是正常的，(1)容易打断一方谈判;(2)在谈判中途，日方人员会自由进入或离开会场;(3)当你正和一群日本人讨论时，发现一个人，很可能是主管人员，“闭着眼听!” 谈判是一门复杂的艺术，需要我们多看、多听、多实践。签订协议并不表示谈判的成功，也许这只完成了一项事务，建立良好的商业关系是谈判的关键所在。

日本鞠躬礼仪

　日本人相互见面多以鞠躬为礼。比较熟悉的人见面互相鞠躬以二三秒钟为宜;如果遇见好友，腰弯的时间要稍长些;在遇见社会地位比较高的人和长辈的时候，要等对方抬头以后把头抬起来，有时候甚至要鞠躬几次。

　他们在社交场合上也施握手礼。

　日本的乡村礼节礼仪方式也较多，女子在送亲友告别时，一般多施跪礼(即屈膝下跪);男子的告别礼是摇屐礼(即手持木屐在空中摇动)。日本虾夷族(阿伊努)人相会的礼节是先双手合十，然后缓缓举向额前，掌心向外，男拍胡须，女拍上唇，再相互握手。

　鞠躬是日本的传统问候方式，如今已渐为握手所代替，在日本旅游，如果主人伸出手来就握手，如果主人鞠躬，最好回以鞠躬礼，鞠躬时两手垂放，身子弯到与腰平。如果日本人回家，一般是开门的先鞠躬，回来的人再回以鞠躬。不一定的，比如在日本有很明显的男女尊卑之分，一般的是女人先向男人鞠躬。

　在日本鞠躬还分站式鞠躬和跪式鞠躬：

　站式鞠躬：“真礼”以站姿为预备，然后将相搭的两手渐渐分开，贴着两大腿下滑，手指尖触至膝盖上沿为止，同时上半身由腰部起倾斜，头、背与腿呈近90度的弓形(切忌只低头不弯腰，或只弯腰不低头)，略作停顿，表示对对方真诚的敬意，然后，慢慢直起上身，表示对对方连绵不断的敬意，同时手沿脚上提，恢复原来的站姿。鞠躬要与呼吸相配合，弯腰下倾时作吐气，身直起时作吸气，使人体背中线的督脉和脑中线的任脉进行小周天的循环。行礼时的速度要尽量与别人保持一致，以免尴尬。“行礼”要领与“真礼”同，仅双手至大腿中部即行，头、背与腿约呈120度的弓形。“草礼”只需将身体向前稍作倾斜，两手搭在大腿根部即可，头、背与腿约呈150度的弓形，余同“真礼 ”。

　若主人是站立式，而客人是坐在椅(凳上的，则客人用坐式答礼。“真礼”以坐姿为准备，行礼时，将两手沿大腿前移至膝盖，腰部顺势前倾，低头，但头、颈与背部呈平弧形，稍作停顿，慢慢将上身直起，恢复坐姿。“行礼”时将两手沿大腿移至中部，余同“真礼”。“草礼”只将两手搭在大腿根，略欠身即可。

　跪式鞠躬：“真礼”以跪坐姿预备，背、颈部保持平直，上半身向前倾斜，同时双手从膝上渐渐滑下，全手掌着地，两手指尖斜相对，身体倾至胸部与膝间只剩一个拳头的空档(切忌只低头不弯腰或只弯腰不低头)，身体呈45度前倾，稍作停顿，慢慢直起上身。同样行礼时动作要与呼吸相配，弯腰时吐气，直身时吸气，速度与他人保持一致。“行礼”方法与“真礼”相似，但两手仅前半掌着地(第二手指关节以上着地即可)，身体约呈55度前倾;行“草礼”时仅两手手指着地，身体约呈65度前倾。

日本信仰忌讳

　日本人大多数信奉神道(日本固有的宗教，即崇拜皇祖神天照大神)和大乘佛教;有“过午不食”的教视。

　他们不喜欢紫色，认为紫色是悲伤的色调;最忌讳绿色，认为绿色是不祥之色。

　日本人忌讳“4”，主要是“4”和“死”的发音相似，很不吉利;他们对送礼特别忌讳“9”，会误认你把主人看作强盗。还忌讳3人一起“合影”。他们认为中间被左右两人夹着，这是不幸的预兆。

　日本人对送花有很多忌讳：忌讳赠送或摆设荷花;在探望病人时忌用山茶花、仙客来及淡**和白颜色的花。因为山茶花凋谢时整个花头落地，不吉利;仙客来花在日文中读音为“希苦拉面”，而“希”同日文中的“死”发音类同;淡**与白颜色花，这是日本人传统观念就不喜欢的花。他们对菊花或装饰花图案的东西有戒心，因为它是皇室家庭的标志，一般不敢也不能接受这种礼物或礼遇。

　日本人对装饰有狐狸和獾图案的东西很反感，认为狐狸“贪婪”和“狡猾”，獾“狡诈”。

　他们还很讨厌金、银眼的猫。认为见到这样的猫，会感到丧气。

　他们忌讳触及别人的身体，认为这是失礼的举动。

　他们忌讳把盛过东西的容器再给他们重复使用;忌讳把洗脸水中再对热水;忌讳晚上剪指甲;忌讳洗过的东西晚上晾晒;忌讳睡觉或躺卧时头朝北(据说停尸才头朝北)。

开增值税专用发票。

是发货票中的一种，专用发票是供增值税一般纳税人(以下简称一般纳税人)生产经营增值税应税项目使用的一种特殊发票，它不仅是一般的商事凭证，而且还是计算抵扣税款的法定凭证。一般来说，专用发票的涵义有以下四个方面的内容。

1专用发票是一种经济责任证书。一笔购销经济业务的发生，首先必须有买卖双方存在，买方同意买进货物付出货款，卖方同意卖出货物收进货款，购销业务才算发生，而最初明确买卖双方在收进和付出上的经济责任的证明书就是发票，因为发票上载明了货物品名、数量、单价、货款、买卖双方名称等内容。

2专用发票是一种会计核算凭证。我们知道，进行会计核算必须有记录经济业务和明确经济责任的书面证明——原始凭证，而专用发票则是重要的原始凭证。

3专用发票是一种法律证书。专用发票作为一种经济责任证书和会计核算凭证的同时，很自然地又成了一种法律责任证书。如果违反专用发票管理规定，将会受到经济和法律上的惩罚。

4专用发票是一种扣税凭证。专用发票记载的增值税税额，是纳税人购进货物时所负担的增值税税款，纳税人可以凭借其取得的专用发票申报抵扣进项税额，因此专用发票又是一种扣税凭证。

增值税专用发票的内容：

增值税专用发票是专供增值税一般纳税人使用的一种特殊发票。它是根据增值税征收管理需要而设计的。由于增值税专用发票的特殊作用，决定了增值税专用发票的基本内容与普通发票的基本内容有所不同。增值税专用发票主要包括以下几方面的内容：

(一)购货单位名称、纳税人登记号、开户银行及账号。

增值税一般纳税人在购买货物或接受应税劳务时，应主动提供单位、纳税人登记号、开户银行及账号，并确保单位名称和纳税人登记号的相应关系准确无误。

(二)商品或劳务名称、计量单位、数量、单价、金额等。

销售单位在开具增值税专用发票时，应正确填写商品或劳务名称、计量单位、数量、单价、金额，不得漏填或随意填写。同时，供应两种不同税率的应税项目，且合并开具发票的，其商品或劳务的名称、计量单位、数量、单价、金额，必须按不同税率分别填写。对供应的货物既有应税货物，又有免税货物的，供应的免税货物应单独开具普通发票，不得和应税货物合并开具增值税专用发票。

(三)销货方单位名称、纳税人登记号、开户银行及账号。

增值税一般纳税人在销售货物或提供应税劳务开具增值税专用发票时，应主动填写单位名称、纳税人登记号、开户银行及账号，并确保单位名称和纳税人登记号的相应关系准确无误。

(四)字轨号码。

销货单位开具增值税专用发票时，应按发票上的字轨号码的顺序和日期的顺序从前往后使用，不得跳号使用，不得拆本使用。

(五)开具时间。

(六)开票单位的财务专用章或发票专用章。

以下是一些可能有用的提示，可以帮助你开口向客户要货：

1 与客户建立良好的关系：在向客户要货之前，先与客户建立良好的关系。这样可以让客户更容易接受你的请求。

2 突出产品优势：在与客户沟通时，突出你的产品优势，说明你的产品能够解决客户的问题并提高其业务表现。

3 给出合理的价格和交货期：在要求客户购买货物时，给出合理的价格和交货期限。如果价格过高或交货期过长，客户会犹豫不决。

4 建议共同合作：与客户建议共同合作，例如建立长期合作伙伴关系、提供技术支持等。这样可以增强客户对你的信任和忠诚度。

5 尽可能提供详细信息：向客户提供尽可能详细的信息，例如产品规格、特点以及相关的市场研究。这些信息可以帮助客户更好地了解你的产品和服务。