食品厂跟单员的岗位职责及工作流程是什么？

2024-09-05 03:10:06 客户 0 53

食品厂跟单员的岗位职责及工作流程是什么？,第1张

食品厂跟单员的岗位职责及工作流程是什么？
导读：食品厂跟单员的岗位职责及工作流程如下：1接受上级工作指示和客户信息，必要时将该信息传达给公司内部对应部门。2听从上级管理意见，听从其他部门，特别是生产部门关于交期的意见；3每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。4客户样品管理：1）当工

食品厂跟单员的岗位职责及工作流程如下：

接受上级工作指示和客户信息，必要时将该信息传达给公司内部对应部门。

听从上级管理意见，听从其他部门，特别是生产部门关于交期的意见；

每日下车间追查生产状况是否可以满足客户交期。

客户样品管理：

1）当工程接到新产品单时，配合工程向客户寻求相关资料，

2）当客户有交货需求时，督促工程迅速完成样本工作。

3）如送样前客户提出交货，要求客户提出预产FORCOST或其他生产排程依据，以方便安排生产。

4）当工程送样达成，参与新产品发布会，在会议前后时向客户讯证，并索要正式订单。

5）将工程确认的样品，按册记录发放给品质部门，作为量产的管制依据。

6）如品质部门或客户对样品提出疑问，将信息传达给工程处理。

下单跟单工作：

1）追客户下预测或其他生产排程依据，以方便安排生产。

2）依据客户订单下公司内部制造命令单通知各部门做好生产准备工作，并做好工单发放记录，避免造成有单无货或有货无单情况。

3）审核生产日报表，进行工单产能结算工作，以追踪工单达成情况

4）开立发料通知单给生产部门和物料员，通知其部门做好物料的准备工作。

5）如有其他物料需要领取的，审核领料部门是否领料正常。

6）督促PC计划员依据客户交期情况，与生产部门协商制订生产计划表，并依据生产状况和客户协商交期。

7）如公司生产量或生产工艺无法达成客户交期需要外发供应商的,开立外协申请单给外协跟单员。

　　一、赠品（样品）的种类，基本有以下几种：

　　1、同质：又分同规格和不同规格。前者如买600ml一瓶送600ml一瓶；后者如买600ml一瓶送350ml一瓶。

　　2、异质赠品：如买桶装方便面送火腿肠，买手机送记忆卡等。

　　二、现有赠品（样品）的管理流程基本是：发放-使用-回收三个过程。发放过程：

　　现在各厂家在执行买赠时都有相关的规定，有些非常详细。首先赠品的发放基本都是有条件的，即必须符合某种条件，比如潜在顾客（免费试吃试饮、派样）、已消费的顾客（买赠）、满足进货要求（渠道客户）……猛一看是没有

　　问题的，但实际执行起来漏洞不少。

　　其中发放基本有以下几种方式：

　　1、按照消费者促销买赠方案，促销主管按照店铺历史销量和预期配备到店。使用也是销售多少发放多少赠品，即1：1配比。发放给店员或临时促销。

　　优点：和销售紧密挂钩，管理难度相对较小；

　　缺点：销售预估的要求高，实际销售异常需调拨赠品。

　　漏洞：伪造销售凭证、数据来截流赠品。如用前期已销售但未上缴的三包卡领取现有活动赠品。

　　2、按照消费者促销派样方案，促销主管根据店铺历史销量和人流量预估赠品数量，如免费的化妆品及试吃试饮等方面并没有严格的1对1，基本都是大于销售配比。发放给店员或临时促销。

　　优点：能充分让更多的消费者感受产品及促销活动。

　　缺点：管理难度相对较大，投入产出不好把握，数量巨大，损失大。

　　漏洞：编造顾客信息挪用大量免费赠品。

　　3、按照渠道促销买赠方案，渠道出货几搭几出给客户的方式，如进50箱送1箱，进100箱送2把大伞等。发放给大的区域客户由其进行2次配送或直接随车发到具体客户。

　　优点：和销售直接挂钩，短期内可迅速提升销量。

　　缺点：客户倚赖情绪，“等”促销政策。促销力度影响效果。

　　漏洞：大客户冲量而领取大量赠品，低价扰乱市场秩序；大客户截流中小客户赠品。使用及保管过程：

　　在赠品到了店内之后，使用和保管主要有下面几种：

　　1、由当班促销负责，当日清点无误后带回家，次日带来。

　　优点：责任明确到人。

　　缺点：交通，磨损。

　　适宜：仅限小量，小包装且不易损坏赠品。

　　漏洞：更便于当事人挪用。

　　2、由在当班促销负责，保管在柜台内，每日分发给在店促销。

　　优点：可每日核对，便于管理。

　　缺点：若在店内丢失，责任不清。

　　适宜：少量及低值赠品。

　　漏洞：当事人串通挪用。

　　3、入店铺库房，促销员凭

　　销售凭证领取。

　　优点：安全性强，便于管理。

　　缺点：不适合大量的免费派样，且回收手续繁杂。

　　适合：大量，体积大及高值赠品。

　　漏洞：店铺挪用。

　　回收过程：

　　即按照出仓-销量=库存的方式来进行核对，无误即可将剩余小样处理。回收主要是用在消费者促销方面。回收流程也是容易出问题的环节，此时促销活动已经告一段落，有人就趁机在数字上

　　动脑筋，多报销售以截流赠品。或者乱填一些顾客信息把免费赠品截流。

　　三、赠品（样品）管理建议：

　　1、分发。按照店铺历史销量和预期配备，。登记反馈表来明确各环节的责任人及责任，奖惩分明。

　　2、使用。按照日或周销售量跟踪赠品库存走势，同时进行库存抽查。销售主管根据销量的走势来跟踪赠品消耗的走势，有异常情况及时检查。根据执行实际情况调拨赠品。

　　3、回收。根据销量来计算赠品的使用合理与否并进行活动小结，对异常进行及时说明。

　　4、检查。小样的条码管理。市场的及时走访。赠品库存的日分析。销量的走势和异常分析。

　　相信在看过上述详细的描述后大家对于自己赠品的管理已经有了很清楚的方案了，小白通过查小样的条码查清了小样从哪里流出去的，对当事人进行了处理；而小李也对店铺促销进行了撤换并严格检查制度。

　　对市场的情况的实时掌握才能让政策更加合理，而一项制度从它一制订的时候就同时有了漏洞，这也是为什么要去不断的去精进计划，提高管理水平的原因。流水不腐，更严格而科学的考核制度能让这样的漏洞最小，而活动的效果最大。

样品管理是地质勘查工作中的一项重要任务和重要环节，主要利用样品批次管理功能模块来实现。其主要任务：一是将野外采集的各类样品分批次进行组织管理，并按给定的批次号送回实验室进行分析；二是将实验室返回的分析结果按照批次号导入到系统中，实现样品采样数据与分析结果的相互衔接。

对样品进行管理时，可以将单个工程的部分或全部样品作为一个批次，也可以将多个工程或不同类型工程的部分或全部样品作为一个批次进行管理。针对这一批次的样品，从样品送样到分析结果的返回入库，构成该业务环节的主要任务，其主要业务流程如图71所示。

图71 样品批次管理流程

从图中可以看出，样品管理主要包括样品送样和结果入库两个环节。在样品批次管理功能模块（图72）中，用户通过右键菜单栏或工具栏中的菜单项，即可调用样品批次管理功能，按照该业务流程逐步操作，即可实现样品批次管理。

第1步：新建样品批次

在样品批次管理对话框（图73）中录入样品批次信息，点击添加图标按钮，即可新建一个样品批次，如：批次编号为1，第1批。

图72 样品批次管理菜单栏及工具栏

图73 样品批次管理（新建批次）

选择该批样品后点击分析结果，工具栏自动切换，此时该批次样品为空，如图74所示。

第2步：库内新样检索

创建样品批次之后，需在样品数据库中检索是否有新样品，即是否有未送样的样品。在图74所示的对话框中点击新样，则程序自动检索，并将未送样的样品加入到列表框中，如图75所示。在列表框中共加入了4个工程（J11－1 ZK0801、J11－1ZK2402、J17ZK0200和TC001）的共计340件未送样样品。

图74 样品批次管理（样品为空）

图75 样品批次管理（新样检索）

第3步：选择拟送样品

这里选择钻孔J11－1ZK0801和探槽TC001两个工程的样品进行送样，主要利用鼠标在样品列表控件中选择对应的样品，如图76所示。

第4步：样品库内送样

样品库内送样实质上是为选定的新样品确定批次编号。在图76所示的对话框中点击送样图标按钮，即可将批次编号1赋值给选定的全部样品，从而指定这些样品为第一批样品，其送样结果如图77所示。

样品送样完成之后，点击送样批次标签控件，系统自动统计出该批次的样品件数为191件，并添加到相应的编辑框中，如图78所示，在该对话框中点击修改图标按钮，即可将样品件数保存。

图76 样品批次管理（选择样品）

图77 样品批次管理（送样结果）

第5步：样品数据导出

样品数据导出是该数字地质编录系统与实验室信息管理系统之间的数据接口。在图78所示的对话框中，点击导出图标按钮，并设置数据导出路径之后，即可将当前批次（批次编号为1）的样品数据导出。样品数据导出过程中，程序自动提示进度及导出结果，如图79所示。

系统导出的数据库文件（201204010101－1mdb）如图710所示，该数据库文件的命名方式为：项目编号＋中间线＋批次编号，由系统自动生成。

第6步：打印送样单

在真实样品送样之前，用户必须先打印送样单（一式四份），主要利用地质报表输出系统来完成。本次送样需打印输出的报表包括：样品送样任务派遣单、槽探基本分析样品送样单和钻探基本分析样品送样单，表单格式如图711所示。项目组长和送样人在打印的纸质报表中的相应位置签字后即可生效。

图78 样品批次管理（统计样品）

图79 样品批次管理（样品导出）

图710 导出的数据库文件

图711 打印输出的送样单格式

第7步：真实样品送样

在真实样品送样环节，送样人必须携带真实样品（191件）、送样单（3份）和数据库文件（201204010101－1mdb），其中，数据库文件主要用来和实验室信息管理系统进行数据交换。

这一环节需开展的主要内容：

一是携带真实样品、送样单和数据库文件回支队；

二是到支队地质股开具样品送样任务派遣单，即在样品送样任务派遣单上签字；

三是到实验室调度室进行送样；

四是由实验室派专人进行收样，点验样品；

五是样品验收无误后，收样人在送样单上签字，实验室调度人员在任务派遣单上签字，至此完成样品送样环节。

第8步：分析结果报出

待实验室完成样品分析后，需为送样单位报出分析结果，实验室报出的样品分析结果通常为：纸质报告和电子文件（EXCEL格式），在安装实验室信息管理系统的单位，系统还可报出带分析结果的数据库文件（201204010101－1mdb）。注意：该文件与先前送样时提交的文件相同，用户不要随意改变其文件名称。

第9步：分析结果入库

分析结果入库是指将实验室报出的分析结果录入或导入到数字地质编录系统中，针对分析报告的数据格式可采取三种方式完成：

一是针对纸质报告，手工将结果录入数据库。在如图712所示的样品批次管理对话框中，鼠标点击化验编号和备注或双击金元素的分析值，相应的控件即可变为可编辑状态，用户在该对话框中针对每个样品逐个录入相应的数据后，点击编辑图标按钮，即可将数据录入到数据库中。

图712 样品批次管理（录入分析结果）

二是针对数据库文件，直接导入数据库。若实验室提供了带分析结果的数据库文件（201204010101－1mdb），则可利用如图713所示的对话框来实现数据导入。在该对话框中点击导入图标按钮，在弹出的对话框中设置数据库文件所在的路径后，即可将分析结果（201204010101－1mdb）导入到数据库中。

图713 样品批次管理（导入分析结果）

三是针对EXCEL文件，需先粘贴数据，之后再导入数据库。

首先，打开第五步导出的数据库文件（201204010101－1mdb），并打开FX_RE⁃SULT数据表，此时无分析结果；同时，打开实验室提供的EXCEL数据文件。

之后，认真核对并匹配FX RESULT 数据表与EXCEL 文件中的矿区编号、工程编号、样品序号、项目编号、批次编号和野外编号等数据项，如图714所示。在EXCEL数据文件中，选中实验室编号、实验室重量和分析结果金等数据项，并在ACCESS 数据中，直接将数据粘贴到 FX RESULT 数据表中，保存数据后关闭ACCESS数据库。

图714 ACCESS数据库文件的格式

最后，按照第二种数据导入方式，将分析结果导入数据库。

第10步：分析结果查询

分析结果导入到数据库之后，用户即可在数字地质编录系统和地质报表输出系统中动态查询与浏览样品的分析结果，主要有两种方式：

一是通过工程查询。在数字地质编录系统中，调用各功能的样品管理功能模块即可查询相应的样品分析结果。

槽探样品管理功能模块查看到的样品分析结果如图715所示。

图715 槽探样品管理（按工程查询）

钻探样品管理功能模块查看到的样品分析结果如图716所示。

图716 钻探样品管理（按工程查询）

在地质报表输出系统中选择相应的工程，可动态输出成该工程的样品分析结果登记表，如图717所示。

图717 样品分析结果表（按工程查询）

二是通过批次查询。

在数字地质编录系统中，主要利用样品批次管理功能模块来查询与浏览样品，如图718所示。

图718 样品批次管理（按批次查询）

在地质报表输出系统选择相应的批次，可动态输出成该批次的样品分析结果表（图719）。

图719 样品分析结果表（按批次查询）

服装的:

从跟板单-出样-报价-接大货单-订购面辅料-跟进生产-与客联系安排出货方式和船期-出装箱单-报商检出口-追收货款）

一、首先是从板单跟起

1接到HK客人板单先对进行文字处理，翻译成中文。

2进行逐项检查板单，看清楚客人要求：A首先是主料，如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色，弄清楚是否有特别要求，比如磨毛、丝光，防静电、防皱等处理；然后注明要求下单给布厂订板布（或者提供面料小样给布厂分析组织成分要对方报价提供板布） B看需要何种辅料，包括底面缝纫线、拉链（是否特指，如YKK）、纽扣、鸡眼、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。整理清楚查寻本厂是否有仓存物料可用，如没有速下单订购。

3 根据客户板单要求，研究是否有不合理的地方，着重看一下有无特殊要求，如有指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户无特别要求则可按照常规操作自行设计工艺和制作要求，制定自己的工艺单

4工艺单要注明面辅料要求，洗水方式，用线要求，缝制要求，印、绣花及其它处理，交板日期等，（如果客户板单中对印、绣花方面没有详细的资料和明确指示，仅仅是要求有绣花或印花，但效果要好，那么跟单员就要揣测客户的心态，自己主动去创新设计一些东西，联系印花和绣花厂尽快出样供客户选择批核）。

5完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料交给样板房起头板

6板房做好样衣后交给跟单员安排洗水，跟单员查看样衣符合各项要求后交给联系好的洗水厂并交代清楚洗水要求。如果有特别要求的要事先车好裤筒确认洗水OK后才可以洗样衣。洗水回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整，（如不合要求需要再返洗或重新做板）。

7 板房整理好样衣检查辅料齐全，尺寸无误后交给跟单员。跟单员要自己在检查核对（并做好度尺记录）无误寄给客人。

二、送样跟进核价

1跟单员寄出样板同时要安排进行核价，并填写核价单，在填写核价单时一定要认真，清晰、力求准确（核价单资料后附）包括面料、纱支、克重、幅宽，用量，单价，印、绣花价格和各种物料价格和用量；加工费，洗水费，出货运输文件费，以及利润等一览表。

2核实板单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与布厂同事沟通，落实确定后明确面料价格资料，方便用料的价格核算。由裁床核算样板用量或者跟单员自己核算。

3跟单员要对辅料情况（特别是有些客户对辅料指定供应厂家的，要对辅料的价格进一步落实好，以免以后大货投产后出现价格上的差异）进行详细了解，要广泛寻求辅料供应商进行寻价，避免报价失误，造成不必要的损失。

4跟单员提供板单及样衣给生产部对照，进行生产量及加工费的计算和报价。

5有关洗水印花（绣花）问题的价格问题一定要在做板时就和各加工厂确认谈好价格，避免落单后做货价格有出入。

6汇总资料，核算价格。如果客户有特殊要求的时候，一定要有明确指示，如面料有特殊要求或牵扯到面料检测及成衣检测、跟单员一定要特别注意，还有辅料比较奇特的（比如需要起模的），印、绣花，洗水价格等。所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料里,以备后查

板单到此就算跟完。如果客户有大货落单，就要重新备样给客户确认，并跟进客人下单签订购合同，安排订购大货物料等！

接大货定单--跟进各种样板—按排定购布料及相关辅料—协调生产—出货

三,接单复板订购物料,

一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以接受，会给出目标价, 大货大约的数量,要求先安排定织胚布,打LID色板和安排再起确认样办起确认样办时关键在于保证交期及质量，因此跟单员经手的资料务必要准确，与客户要求一致，才能保证样品及时得到确认，避免重复返工。

（一）有关大货常做的几种样板（sample）

1 头板（proto-sample）,一般来说头板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2推销板或大板（Salesman sample）作为大板,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料,一定要好因为一般来说,大板是客人用于展销会的展办，目的为了将之前所做出的新款式，通过展销办获得定单。所以一定是好的和准确的,符合客人的设计要求,此项工作非常重要如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费。

3生产板（PP-sample）,一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准确性,在裁剪前,做给客户看的样板,代表大货质量,也是客户对大货的检验为了生产的方便,要求生产办必须符合客户对大货的一切要求，避免出现生产损失,安排起办一定要快并准确，争取做货时间。

4影相板,又叫照相板（Photo-sample），一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样办,主要看款式，外观效果要好,一定要起到门面作用（影相办必须提前安排）。

5齐色齐码板（Size set sample）,此项要求只是对于特定客的订单，大货下来后，该客户会要求先安排做跳码板（可以代用布和物料），待跳码板确认后，再做正确大货布齐色齐码板给客确认OK后才可开裁。

6洗水样板，这个一般由跟单员自己批核，洗水要求要跟客人要求。并要保证成衣水洗尺寸，必须提前做好面料缩水率测试。如果洗水差异跟客人样板出入较大返洗又实在无法达到客人要求的就挑出落色办给客人批核确认。并跟客人解释沟通以得到客人认可。

7船头板（Shipping sample），大多数客户船头办要求板房在出货前6~10天做好或从大货里挑选，船头板原则该并入大货收费,寄出船样的细码单并入大货交给财务出据发票，跟单员应负责跟进回收货款。

（二） LID色样

1 LID色样收到客人的大约数量和小色样后跟单员要及时提供大货订布数量和色板交给布料采购员打LID板和准备胚布,要尽量缩短打色板的时间(原则3~5天时间,哪个环节拖延了时间哪个部门负责)打好LID板后布料采购员制作好色板卡一式2份交给跟单员：跟单员自已必须留存一份(以免以后的生产过程中，对大货的颜色进行核对)，然后寄给客人确认样板并跟进批核,以便及时确认质量和大货颜色

2船头板布样 LID板颜色经客户确认后。及时通知布料采购员安排大货布染色。染厂跟单QC在出货前确认大货颜色质量无误后剪出每个落色1Y船头板布寄回工厂给跟单员确认,(有的客户要求确认大货船头板布的要多剪出一份)

3 经确认大货船头板布颜色质量OK后通知布料采购员提回大货布大货布回来后跟单员要及时安排分别每个落色任意各剪5~6匹(各1Y)给纸样房测试缩水率,(缩水率一般我们要求布厂控制在一定范围内:全棉布料一般要求经向1~3个以内,纬向3~5个以内, 弹力布料一般要求经向3~6个以内纬向8~12个以内)如发现后测试缩水率如果超过标准可以退回布料给供应商重新返修定型

（三）印、绣花样

首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样，特别是绣花，绣花线一定要用正确颜色，如确有难度，可以与客户沟通，变通安排。印、绣花资料必须保证准确，如颜色搭配、花型等，要及时同客户沟通不明确的地方，争取缩短确认周期和印、绣花打确认样时间：跟单员要注意打确认样布料的颜色一定要正确，确认样原则上要检验合格后才能出厂，对确认样跟单员也要进行检查，由跟单员将确认样寄给客户确认，客户确认后的确认样要及时转生产厂，并做好交接记录。跟单员要对以前及以后外加工的印、绣花价格等资料进行汇总，便于以后出现同类加工业务时方便查询。

（四）辅料

辅料的开发要尽可能多安排几家辅料供应商同时提供样品并报价。(如通过网络查询，重点是快！！)如客户要求的辅料确有一定难度时，及时与客户协商处理意见。跟单员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总，便于以后出现同类辅料时方便查询。对于有些时装款的订单，大货数量小,辅料多而且杂，要特别注意配料的染色问题，如针织布，印花布,人字带,丈巾绳,绳制等等一定要环保染料；还有一些辅料虽然好找，但达不到辅料厂的起订量，工厂不愿意做，本着客户一般确认销售样上的辅料的作风，因此，应在打样时，就考虑找一些好做、好找的辅料，减少大货生产不必要的麻烦。辅料总体要求为价格低交货期准确及质量好，因此广泛汇总各辅料厂资料是非常必需的，以后再遇到此类辅料时能有据可查。辅料打确认样时间：原则上从跟单员收到客人辅料确认样的资料后三日内应将确认样寄给客户确认。

四、定单的执行

在和客户正式签定定单合同并确认客户已执行合同后,要下达生产通知单，生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确，并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收到了正确的指令，并已开始执行。向生产部要生产计划，监督生产指令在各环节中的进行，保证其顺畅。如有客户资料未到时，要及时与相关部门和客户进行沟通和调解，做出最合理的生产计划。

五、确认

在合同签定后，对于跟单员来说，确认工作是最重要的。在安排确认时，要掌握以下几条原则：

1)首先排列生产计划，盘查确认点，首先要清点好辅料，核对好来料颜色是否一致，特别是对主、辅料的盘查，保证生产安期顺利开始。

2)监督和督促生产计划，确认所有保证生产顺利进行的有关指示，书面或实物已交待到有关部门的责任人心中，并已得到认真执行。如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传达，对生产中出现的各种问题进行监督、反馈，对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理。

3)核对所有来料，与客户确认意见相符一致。

4)要注意客户的变更，如面料颜色、合同数量，如出现变更，要在第一时间内通知生产部门，减少不必要的损失。

六、定单的跟踪

在定单的执行过程中，要准时填报生产进度跟进表，及时给客户报告生产进度，并要及时汇总资料，整理订单，避免出现疏漏的地方，并及时与客户和生产部门沟通，对出现的意外情况要及时处理，如上报、与客户协商拖期、协调有关部门采取补救措施等。

在临近交期时，如生产过程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时，必须事先通知客户；当大货生产过程中，缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时，一定要及时通知客户（同时发样给客户）采取有关补救措施。

为了大货生产能够顺利进行，首先要及时去生产厂看每天的生产情况。对于客户确认迟缓或者提供一些资料不及时，除了沟通之外，还应有书面形式传真于客户或者把生产进度情况告诉客户，并提醒有可能影响交期，同时，要排查生产环节中还可能存在的问题，要及时汇总情况，尤其是辅料。

跟单员在开货前提供完整的生产工艺单( 包括生产制单、尺寸表、配料表、物料卡，追踪生产进度、货期、及品质控制要求)。给经理厂长,生产部和QC部,并协同生产部一起开产前会,将生产过程中特别要求和引起注意的问题在会上提出并一起记录签名确认无疑问才开货,开货后由QC负责跟进生产全过程的产品质量并出具各个阶段(裁床,车间,尾部验货报告单,将信息及时反馈给跟单员（对于生产过程中发现的问题要提出整改建议和防范措施）；客户来我司验货时，跟单员要陪同客户一起验货，并做好记录将客人要求的信息及时反馈给生产各部门。

七、出货

跟单员提前6~7天提供商检资料给船务,并与客户协商的最后入仓期,跟进装箱单,入仓纸,出口证等出货资料及时安排出货,对于箱唛、条形码、包装袋会有不同要求，应当引起注意，并以书面形式下达给包装部

1出货时间、数量、入货时间，及时通知相关部门（根据入货通知时间及时安排发货，如不能保证交货，及时同船运公司或客户协商处理）

2订舱、报关

3办理内部发货手续

4船样及相关事宜，船样一般在大货出货前6~10天给客户寄出。

八、发票的开具及货款回收

跟单员负责出货后跟进发票的开具，由跟单员负责提供出货装箱单及定单合同交给财务部统一开具发票。跟单员负责及时督促客户办理，加快公司的资金周转。

另对于信用证结算的客户，由跟单员督促客户及时为我司开具信用证，单证员负责对信用证的内容进行审核；电汇方式结算的，要在发货后，及时督促客户付款，避免坏帐损失的发生。

九、跟单员报帐

对于费用方面的报帐：差旅费，出差归来后，要及时报帐，具体按公司文件执行；其他费用的报帐，力求在费用发生的当月进行报帐，避免费用跨月报帐，影响公司及部门的利润核算。

电话费用原则是按发票实报但请自觉划掉私人话费

十、资料的整理与归档

所有跟单人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档，保持桌面清洁、资料摆放有序，分配到个人的档案橱要及时进行整理，保持资料的整体外观和实用性，不准乱放；对于公用部分的办公用品等，要及时进行整理，个人的资料、样品、样布等不准随意乱放，如发现随意乱放者，将对责任人进行处罚

进出口货物的:

出口货物跟单的基本程序：

出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，

制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：

(1)筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。

(2)催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证

付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。

催证：货物快完成时，要催证。

审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来？开证行的资信？

公司审开证人和受益人对否？L/C的货物和金额与合同是否相同？装期？特别条款？

改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一

指出，一次性修改。

(3)订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船

订仓和装船的手续。首先：

出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A．货柜选择：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’柜：29 – 30立方/175吨；40’柜：58 – 61 立方/225吨；

40’H 68 –71立方/275吨。

B．制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，

唛头等。

C．跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，

指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

A制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。

要在L/C的有效期内将单据送交银行。

出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

B结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。

单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁

进口货物跟单的基本程序：

就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。

物料采购跟单流程：

（1）制作订购单:

跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量

标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。（制作采购单P。26），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。

交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。

（2）订单跟踪

对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。

（3）物料检验

确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题

(4)物料进仓

协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题

生产过程跟单的流程：

1．下达生产通知书。

跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。

2．分析生产能力

生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？要不要外包？

3．制定生产计划：

生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。

4跟踪生产进度

（1）生产进度控制流程：

（2）生产进度控制作业程序

（3）生产进度控制重点：

A．实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因：

1．原计划错误

2．机器设备有故障

3．材料没跟上。

4．不良率和报废率过高

5．临时工作或特急订单的影响。

6．前制程延误的累积

7．员工工作情绪低落，缺勤或流动率高

（4）跟踪生产进度的表单：有：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。

5交期延误：

如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。

6我们再提一下有关订单的更改问题：

客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，（或增加，或减少）。有包装上的。（彩印，或白合）。有交期的变更。

（或提前，或推迟）。接到客户要求变更，首先要看改什么？能否接收？如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。

但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。

货物运输的跟单流程：

1．海运出口货物的跟单流程：视贸易条件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出

口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交。

（1）报验：收到LC 或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构申报。

（2）租船订仓：与船公司或货代联系。

（3）办保险：CIF价，我们要投保

（4）货物集港：出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。

（5）报关：货物集港后，我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。

（6）装船：凭盖有海关放行章的装货单，货物可装船。

（7）发装船通知：货物装船后，即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。

（8）支付运费：

（9）退关：已完成报关手续放行的货物，因特别情况，如无舱位，货短少。不能装船，要向海关申报退回，退关货物应在运输工

具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。

2．海运进口货物的跟单流程：

也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口，由出口方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口。我们自已安排船。跟单程序如下：

（1）租船订舱：

（2）发派船通知：船位订下后，将船名，船期通知出口方，使其按期备好货，装船。

（3）办保险：我们收到国外卖方装船通知后，即向保险公司办理投保。

（4）汇集单证：各种进口单证是办理进口报关，报验，接交等不可缺少的凭证。

（5）办理商品登记：凡法检商品货到后，我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。

（6）报关：所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行。

（7）监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给

进口方。（核对标记对否？是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录，作现场拍照。查清损失的具体数量，查明残缺的

原因和责任人，索要证明以进行索赔。

3．集装箱运输货物的跟单流程：

出口跟单流程：

（1）订舱（订箱）。按货的体积订箱。

20’：29 – 30 175t

40’：58 –61 225t

40’H 68-71 275t

(2) 接受托运,发送空箱

（3）整箱货的装箱与交货：装箱前（不得晚于装箱前24小时）向海关办理报关。

（4）拼箱货的装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接收。

（5）货物进港：在船吊装前24小时截止货进港。

（6）换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。

（7）装船：

（8）寄送资料：

进口：

（1）寄送资料起运港的船公司在货船到港前（近洋24小时，远洋7天）用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货

物清单。

（2）分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准

备。

（3）发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知。

（4）换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。

（5）卸船提货：办理进口报关。

（6）提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公司索赔。

实验室对样品的管理都很重视，样品管理无疑是非常重要的环节。

应建立和保持样品管理程序，以保护样品的完整性并为客户保密。这是对样品管理总要求，实验室应建立和保持样品管理程序，明确样品管理的职责和要求。对于样品，无论是自己抽样还是客户送样，都应确保完整性，信息完整、状态完好，没有样品的完整、完好，后面的检测控制再好，也无法确保数据结果的有效。另外，样品承载着客户专有信息，应为客户保密。

2、应有清晰的标识系统，并在检验检测整个期间保留该标识。样品标识信息，包括管理标识：名称、唯一性编号、检测项目等；状态标识：待检、在检、检毕、留存等；必要时，还应有样品的细分编号。在整个检验检测期间应保留该标识，目的就是在实物上、记录或其他文件中不被混淆。保留好标识，在出现差错时也便于追溯。

3、在接收样品时，应记录样品的异常情况或记录对检验检测方法的偏离。样品的接收，是样品进入检测流程的第一个关口，应查看包装是否完整，样品本身状态是否正常，是否与所描述的信息一致。如果存在异常情况或不符合所描述的情况，应记录清楚样品是一种什么样的异常状态。当客户知道偏离仍要求进行检测时，应在报告中作出免责声明，并指出偏离可能影响的结果。

4、样品在运输、接收、处置、保护、流转、存储、保留、清理或返回过程中应予以控制和记录。样品应做到全过程管理，从抽到样品、运输、接收，一直到检测完清理、返还，应进行全程的监测和记录。全过程控制的目的，就是防止变质、污染、丢失和损坏。

5、当样品需要存放与养护时，应维护、监控和记录环境条件。样品存放都会有环境条件的要求，只是有的样品存放没有特殊的环境条件的要求，而有些是有特殊的环境条件要求的，比如农产品样品需要在冷冻状态下储存；有些在实施检测前需要养护，比如水泥强度检测需要制备和养护，这些环境条件的要求会对数据结果直接产生影响，就应维护、监控和记录环境条件。

1、收到客户需要打样的相关消息，第一时间向客户索要产品的相关信息，如2D图，3D图，美工图，实物样件，送样时间等，将2D图、3D图、实物样件转交模具厂。

2 、工程部在收到相关文件和信息后，将各信息转发各相关部门，如工程部、IMD生产车间、注塑车间、销售部、质量部、模具厂、总经理室，并负责召开策划会形式的各部门新样品交流会，协调各部门在新样品制作中存在的问题、解决方案、并确定菲林、刀模、成型模、注塑模完成时间以及试模时间，制作《样品制作跟踪表》并发至各相关部门。

3、工程部开始制作菲林、刀模、调色，模具厂开始制作成型模、注塑模。

4、工程部根据样品制作片材，跟踪样品制作过程，并制定临时工艺流程，制作完成后可先期寄出或交给销售部给客户确认图形及颜色。

5、工程部跟踪片材送样情况，根据送样结果进行整改或合格确认。

6、工程部根据模具厂提供的试模计划做试模前期工作，提前1-2天联系生产部煮胶，与生产部确定试模机台与时间。

7、生产部开始试模，制作结构件与成品。

8、品质部对新样品的结构件与成品进行结构检测和产品检测，测量尺寸、外观检测，并出具检测报告。

9、品质部确认合格后，附产品检测合格单与封样单、包装，联系销售部送样。

10、如送样后，客户对模具、产品提出质疑，不能接收、封样，重新打样、修模后，应按本条款第四款重新开始执行。

简单述说一下吧：

1、样品开发是市场部开发人员针对市场动向与客户对样品的需求程度进行开发或公司高层给一目标方向，研发人员根据公司高层要求进行自行开发出来的样品，经研发部确认可以投入生产并提供样品的原材料清单与首样检验基准说明书确认；

2、该清单转达采购部或资财部进行供应商的开发，样品的确认（品质部确认），接下来就是采购人员的工作，按时按质按量进行去询价、议价、比价、下达采购合同等等采购部应执行的程序，把进行确定到位；

3、把原材料到位物料下达给品管部或有的公司是生管部进行首样生产，确定生产作业指导书，包括中间要求的生产过程中的注意事项，确定《进料检测指导书》、《过程检验说明书》、《检测基准》、《过程生产注意事项》、《改进方案说明》等一些标准，后把样品做两份：一份品质部留底，一份生产车间留样！